Gemeinsam stärker: Assistenz, Community & KI im Office

Gemeinsam stärker: Assistenz, Community & KI im Office

In dieser Ausgabe findest Du:

Tag der Assistenz – wie unsere Community mit rund 55 Beiträgen sichtbar geworden ist.
Prompt des Monats – Unterstützung für die Sommerfest-Planung mit KI.
Use Case des Monats – Pro & Contra zu einer Fragestellung systematisch mit KI vorbereiten.
Newsletter-Rabatt für „KI im Office“ – 10% Nachlass auf das E‑Book bis zum 17.05.2026.

Moin Vorname des Abonnenten,

zum Tag der Assistenz habe ich dieses Jahr eine große Online-Aktion gestartet.
Unter dem Motto „Was ist meine Superkraft – ich bin Assistenz“ sollten Assistenzen ihre Rolle sichtbar machen – mit einem Bild, einem Satz oder einer kleinen Geschichte zu ihrer Superkraft im Alltag.

Inzwischen sind rund 55 Beiträge zusammengekommen, und ich freue mich sehr, wie viele von Euch mitgemacht haben und gezeigt haben, wie professionell, vielfältig und wirksam Assistenzarbeit heute ist.
Ich werde die Aktion in den nächsten Wochen noch einmal in Ruhe auswerten – unter den Hashtags #TagDerAssistenz und #FokusAssistenz – und schauen, wie viele Menschen wir damit erreicht haben und wie viel Rückmeldung über Likes und Kommentare zusammengekommen ist.

Für mich war an diesem Tag vor allem eines spürbar:
Wenn wir als Assistenzen nicht jede für sich kämpfen, sondern uns zusammenschließen, dann entsteht eine ganz andere Sichtbarkeit.
Wir sind dann nicht „die eine Assistenz im Hintergrund“, sondern eine Community, die zeigt, wofür sie steht und was sie jeden Tag leistet.

Wenn Du die Aktion bisher noch nicht gesehen hast, kannst Du sie übrigens immer noch unterstützen:
Schau Dir gern die Beiträge unter #TagDerAssistenz und #FokusAssistenz an oder teile Deinen eigenen Beitrag nach – mein eigener Post zu dieser Aktion ist hier verlinkt.

Genau dieses Gefühl von „gemeinsam statt alleine“ wünsche ich mir nicht nur auf LinkedIn, sondern auch in Unternehmen:
Wenn Assistenzen sich zusammentun, Erfahrungen teilen und gemeinsam für ihre Rolle einstehen, werden sie sichtbarer, klarer und auch ernsthafter als Teil der Zusammenarbeit wahrgenommen.

Daran möchte ich in dieser Ausgabe anknüpfen –
und mit Dir darauf schauen, wie KI uns im Büroalltag unterstützen kann, ohne dass wir unsere eigene Haltung und Professionalität aus der Hand geben.

KI-Gedanke des Monats

Immer mehr von uns nutzen KI im Büro – aber oft noch jede Person für sich, im eigenen Tempo und mit eigenen Fragen.
Dabei entsteht der größte Nutzen oft dann, wenn wir anfangen, unsere Erfahrungen miteinander zu teilen: Welche Use Cases funktionieren gut?
Wo stoßen wir an Grenzen?
Und welche Prompts haben uns wirklich geholfen?

KI wird im Office weniger an der Technik scheitern, sondern daran, ob wir darüber sprechen, wie wir sie einsetzen.
Wenn Assistenzen und Office-Profis ihre Beispiele, Learnings und auch ihre Zweifel offen austauschen, entsteht ein gemeinsames Lernfeld – statt lauter einzelner Versuche im Stillen.

Mein Gedanke für diesen Monat:
Nutze KI nicht nur alleine am Schreibtisch, sondern auch als Anlass für Gespräche im Team.
„Wofür nutzt Du KI schon – und was könnte ich davon lernen?“ kann ein sehr guter Anfang sein.

KI-Fundstück des Monats

Langdock

In den letzten Monaten werde ich immer wieder gefragt, welches KI-Tool ich selbst im Alltag nutze.
Lange war das eine Mischung aus verschiedenen Oberflächen – inzwischen bin ich komplett zu Langdock gewechselt und arbeite dort mit meinen Agents und Workflows.

Für mich war der Ausschlag eine Kombination aus drei Punkten:

europäische Server und ein Unternehmen mit Sitz in Berlin,
die Möglichkeit, verschiedene KI-Modelle an einem Ort zu nutzen (z. B. GPT-Modelle, Gemini und weitere),
und integrierte Workflows sowie eigene Assistenten (Agents), die sich gut an bestehende Tools anbinden lassen.

Ich nutze Langdock inzwischen als zentrale KI-Oberfläche:
Ich springe nicht mehr zwischen verschiedenen Chats hin und her, sondern habe meine Prompts, Agents und Use Cases gebündelt in einem System.
Ein Agent unterstützt mich zum Beispiel dabei, Konzepte für Workshops vorzubereiten – inklusive Strukturvorschlag und ersten Ideen für Email-Nachrichten.

Die Kosten liegen in einem ähnlichen Rahmen wie bei anderen professionellen KI-Tools – für mich war der Mehrwert vor allem die Kombination aus Datenschutz, mehreren Modellen und der Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben als Workflow abzubilden.

Wichtig: Das ist keine bezahlte Werbung und keine Kooperation.
Ich teile es hier, weil ich oft nach meinem Setup gefragt werde – und Langdock für Assistenzen und Office-Profis spannend sein kann, die eine datenschutzfreundliche, zentrale Lösung für ihre KI-Arbeit suchen.

Wenn Du neugierig bist, findest Du weitere Infos hier.

Prompt des Monats

In vielen Unternehmen beginnt gerade wieder die Planung für Sommerfeste und Teamevents.
Wenn Du dafür zuständig bist, kann Dir dieser Prompt helfen, strukturierte Ideen zu sammeln und gleichzeitig einen klaren Fahrplan für die Vorbereitung zu bekommen.
Diesen Text kannst Du direkt in Dein KI-Tool kopieren und an Dein Unternehmen anpassen:

Du bist eine erfahrene Eventmanagerin / ein erfahrener Eventmanager für Unternehmensveranstaltungen. Du kennst typische Abläufe, Budgets und Bedürfnisse von Teams in Unternehmen.

Ich bin Assistenz und plane ein Sommerfest für unser Unternehmen bzw. unser Team. Ziel ist ein wertschätzendes, entspanntes Miteinander mit klarer Struktur, ohne großen Overload für die Organisation.

1. Stelle mir zuerst die wichtigsten Rückfragen, um den Rahmen zu klären (z. B. Teamgröße, Budget, Ort/Region, gewünschte Stimmung, besondere Bedürfnisse im Team).
2. Warte dann auf meine Antworten.
3. Entwickle anschließend 3–5 konkrete Ideen für ein Sommerfest, die zu diesem Rahmen passen.
4. Erstelle zum Schluss einen übersichtlichen Zeitplan als Checkliste: Was muss ich bis wann erledigen, damit das Sommerfest gut vorbereitet ist?

Ich gebe Dir nach Deinen Rückfragen Informationen zu:
- unserem Team und der geschätzten Anzahl der Teilnehmenden
- dem Budgetrahmen
- Ort oder Region und besonderen Rahmenbedingungen (z. B. barrierearm, Familien eingeladen, Wetter-Optionen)

Bitte liefere mir als Antwort:

1. Zuerst eine nummerierte Liste mit maximal 10 klaren Rückfragen.
2. Nachdem ich geantwortet habe:
- Eine Liste mit 3–5 Sommerfest-Ideen, jeweils mit
• Titel,
• kurzer Beschreibung,
• Ziel (z. B. Teambuilding, Austausch),
• grobem Ablauf und Dauer.
- Eine kompakte Checkliste „Was muss ich bis wann tun?“, rückwärts geplant vom Eventdatum.

Die Vorschläge nutze ich, um sie mit meiner Führungskraft und ggf. dem Team zu besprechen. Bitte formuliere sachlich, klar und praxisnah, ohne Marketing-Sprache. Danke.

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Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI Im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

Pro & Contra zu einer Fragestellung gegenüberstellen

Warum relevant: Im Alltag treffen Führungskräfte viele Entscheidungen unter Zeitdruck – oft auf Basis von langen Mails, vielen Meinungen oder unübersichtlichen Infos.
Gerade hier kann die Assistenz unterstützen, indem sie eine klare Pro-und-Contra-Sicht vorbereitet und damit kritische Fragen sichtbar macht, bevor die Entscheidung fällt.
KI hilft Dir, Argumente zu strukturieren, Perspektiven zu sammeln und typische Rückfragen vorzudenken – ohne Dir die Verantwortung für die Entscheidung abzunehmen.

Drei Tipps für die Umsetzung

- Formuliere die Fragestellung klar.
- Bitte die KI um eine strukturierte Gegenüberstellung.
- Ergänze Deine eigene Einschätzung.

Du bereitest Entscheidungen strukturiert vor, gehst bewusster mit Pro und Contra um und bist besser auf Rückfragen vorbereitet.
Gleichzeitig machst Du Deine Rolle als Sparringspartner:in für die Führungskraft sichtbarer – nicht, weil die KI entscheidet, sondern weil Du den Entscheidungsprozess klarer gestaltest.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Falls wir uns irgendwo sehen können…

Im Mai bringen die Feiertage wieder ein paar kurze Wochen mit sich – für viele von Euch eine Mischung aus verdichteter Arbeit und kleinen Pausen zwischendurch.
Ich nutze diese Zeit gern, um Dinge zu sortieren, nachzuschärfen und Themen für die zweite Jahreshälfte zu planen.

Am 21.05. bin ich bei einem Kunden in Dortmund für einen internen Assistenztag.
Ein Tag rund um die Frage, wie Assistenzarbeit sichtbarer werden kann – und wie KI im Office ganz konkret im Alltag unterstützen kann, ohne die eigene Rolle zu schwächen.

Weil mich dazu immer wieder Fragen erreichen, nutze ich den Mai auch, um noch einmal auf mein E‑Book „KI im Office“ hinzuweisen.
Wenn Du die Use Cases aus diesem Newsletter hilfreich findest und sie gern gesammelt zur Hand hättest, gibt es für Dich als Newsletter-Leser:in gerade einen kleinen Vorteil:

Mit dem Code Newsletter10 bekommst Du 10% Rabatt auf das E‑Book „KI im Office“ – gültig bis 17.05.2026 ausschließlich auf meiner Website.

Hier findest Du alle Infos:
Zum E‑Book „KI im Office“

Zum Schluss noch ein Blick nach vorn:
Wenn wir über KI‑Agents sprechen, dann ist für mich „Recruiter“ oft eine der ersten Rollen, in der sichtbar wird, wie stark KI strukturiert unterstützen kann – ohne Menschen zu ersetzen.

In einem der nächsten Newsletter werde ich das Thema Agents noch einmal gezielt aufgreifen:
Welche Rollen eignen sich für den Einstieg – und welcher Agent könnte für Assistenzen der erste sinnvolle sein?

Bis dahin interessiert mich Deine Perspektive:
Wenn Du morgen einen eigenen Agenten hättest –
welche Aufgabe sollte er bei Dir als Erstes übernehmen?

Herzliche Grüße und bis zur nächsten Ausgabe,
Deine Saskia