Monatsimpuls - KI im Office - von Prompts zu Agenten

In der vergangenen Woche durfte ich für working@office ein Webinar zum Thema KI-Agenten geben. Über 610 Anmeldungen zeigen deutlich eine neue Entwicklung:

Viele von Euch haben inzwischen gute Prompts.
Der nächste Schritt ist jetzt: Agenten, die Euch bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten.

Ein Beispiel aus dem Webinar:
Eine FAQ-Agentin, die auf Basis hinterlegter Dokumente Fragen beantwortet – z. B. zu Projektunterlagen, Unternehmensinfos oder auch zu meinem Buch „KI im Office“.
Du fütterst sie einmal mit den passenden PDFs – und bekommst dann Antworten, Zusammenfassungen und Textstellen, ohne jedes Mal neu suchen zu müssen. Eine wunderbare Unterstützung beispielsweise für neue Produkte im Unternehmen, Onboardingprozesse oder auch zum Lernen neuer Themen.

Genau dafür hilft eine klare Promptstruktur wie die ACTION®-Promptstruktur (entwickelt von Leaders of AI):
Sie sorgt dafür, dass der Agent von Anfang an eine saubere Rolle, Aufgabe und Grenzen bekommt – statt „Mach mal“.

KI-Gedanke des Monats

Prompt vs. Agent – kurz erklärt:

• Ein Prompt ist ein einmaliger Auftrag an die KI.

• Ein Agent ist eine vorkonfigurierte Rolle mit klarer Aufgabe, die Du immer wieder nutzen kannst.

• Prompts helfen Dir heute – Agenten entlasten Dich Woche für Woche bei denselben Routinen.

KI-Fundstück des Monats

Diesen Monat passt ein Artikel besonders gut zum Thema:
„The AI Agent Revolution: 4 Barriers Enterprises Must Overcome“ von Galaksiya.

Warum ich ihn ausgewählt habe:

• Er zeigt sehr klar, warum Agenten nicht nur Spielerei sind, sondern Teil von Unternehmensstrategien werden.

• Besonders spannend für Assistenzen und Office-Profis: Es geht viel um klare Prozesse, Datenqualität und Verantwortlichkeiten – genau dort, wo ihr täglich unterwegs seid.

• Meine Lesebrille darauf: Wer heute versteht, wie Agenten im Unternehmen gedacht werden, kann sich morgen gezielt als Sparringspartner:in dafür positionieren.

Wenn Du einen Schritt weiterdenken möchtest, ist das ein guter Einstieg in die Agenten-Perspektive auf Unternehmensseite.

Prompt des Monats

Dieser Prompt hilft Dir, herauszufinden, welcher EIN Agent Dein sinnvollster erster Schritt ist.
Er nutzt die ACTION®-Logik im Hintergrund, bleibt aber leicht anwendbar.

Anleitung:

• Kopiere den Prompt in Dein KI-Tool.

• Beantworte die Fragen Schritt für Schritt – wie in einem Interview oder Rollenspiel.

• Du kannst das Gespräch jederzeit beenden, wenn Du genug Klarheit hast.

Du bist mein KI-Sparringspartner für Agenten im Office-Alltag.

Stelle mir nacheinander Fragen, um herauszufinden, welcher EINE Agent für mich als ersten Schritt am sinnvollsten ist.

A – Act as: Frage mich zuerst kurz nach meiner Rolle (z. B. Assistenz, Office-Manager:in, Führungskraft) und meinem Arbeitsumfeld.
C – Context: Erfrage dann meine wichtigsten wiederkehrenden Aufgaben im Büroalltag (z. B. Protokolle, E-Mails, Reisen, Abstimmungen).
T – Task: Hilf mir zu identifizieren, welche dieser Aufgaben sich besonders für einen Agenten eignet, weil sie häufig vorkommt und einem klaren Muster folgt.
I – Input: Frage nach, mit welchen Unterlagen und Tools ich dabei arbeite (z. B. Mails, Kalender, Dateien, Notizen).
O – Output: Kläre mit mir, welches Ergebnis ich mir vom Agenten wünsche (z. B. Entwurfsmails, Zusammenfassungen, Checklisten, FAQ-Antworten).
N – Next step / Netiquette: Fasse am Ende in 3–5 Sätzen zusammen, welchen EINEN Agenten Du mir als Start empfiehlst, warum er sinnvoll ist und wie ich in einem ersten kleinen Test beginnen kann. Frage mich dann, ob ich weitere Alternativen sehen möchte oder ob wir das Gespräch hier beenden.

Stelle Deine Fragen Schritt für Schritt wie in einem ruhigen Interview. Warte immer auf meine Antworten.

Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

Kernbotschaften für heikle Change-Themen herausarbeiten

Warum relevant:
Viele Teams stehen gerade vor der Frage: Zurück ins Büro – ja oder nein?
Wenn Homeoffice reduziert wird und wieder mehr Präsenz erwartet ist, entstehen schnell Unsicherheit, Widerstand oder Frust.
Gerade dann braucht es klare, ruhige Kernbotschaften – statt langer Rechtfertigungen oder blumiger Formulierungen.

Drei Tipps für die Umsetzung mit KI:

1. Ziel und Haltung klären
   Bitte die KI zuerst um Sparring zu Deiner inneren Haltung:

   • Was ist das Ziel der Veränderung?

   • Was kannst Du offen sagen – und was nicht?

   • Welche Fragen oder Sorgen sind aus Sicht der Mitarbeitenden nachvollziehbar?
     So bekommst Du Klarheit im Kopf, bevor Du über Formulierungen sprichst.

2. Kernbotschaften in Varianten testen
   Gib der KI die wichtigsten Infos zur Entscheidung (z. B. Gründe für mehr Präsenz, Rahmenbedingungen, Übergangsphase) und bitte um 3 kurze Kernbotschaften:

   • Eine eher sachlich-nüchterne Variante,

   • eine empathische,

   • eine, die den Fokus auf Chancen und Zusammenarbeit legt.
     Prüfe anschließend: Welche Variante passt zur Kultur und zur Führungskraft – ohne etwas schönzureden?

3. Kritische Fragen simulieren lassen
   Bitte die KI, aus Sicht der Mitarbeitenden kritische Rückfragen zu formulieren, z.B.:

   • „Warum wird nicht flexibel entschieden?“

   • „Wie berücksichtigt ihr Betreuungspflichten?“

   • „Wird unsere Leistung im Homeoffice nicht gesehen?“
     Lass Dir danach Vorschläge machen, wie Deine Kernbotschaften diesen Fragen standhalten – oder wo Du sie noch schärfen solltest.

Effekt:
Du gehst sortierter und ruhiger in Gespräche über heikle Themen wie „Zurück ins Büro“.
Deine Kommunikation wird klarer, nachvollziehbarer – und wirkt weniger wie eine einseitige Ansage.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Hier ein Blick auf meine nächsten Termine im Juni:

• Freitag, 27.06., 12:00 Uhr – Live-Podcast bei EaseAdmin
  Isabel und ich sprechen darüber, wie Assistenzen KI wirklich im Alltag nutzen können – ohne Hype, mit vielen konkreten Beispielen. Du kannst Dich noch anmelden, die Teilnahme ist online.

• 30.06. – interner Assistenztag in Düsseldorf
  An diesem Tag bin ich live bei einem Kunden vor Ort.

• Ab 04.07. Sommerferien - wenig Termine, einige private Reisen - folgt mir auch gerne auf Instagram, dann nehme ich Euch mit nach St. Peter-Ording und Paris in diesem Sommer.

Vielleicht sehen wir uns bei einem der Termine.

Extra-Impuls – KI im ganz privaten Alltag

Oft denken wir zuerst an den Beruf, wenn es um KI geht.
Aber die wirkliche Entlastung spüren wir häufig im ganz normalen Alltag.

Ein aktuelles Beispiel von mir:
Meine Tochter hat heute Geburtstag. Die Location für die Feier wurde uns spontan abgesagt – es war zu heiß – und sie wünschte sich nun doch eine Schatzsuche. Die Zeit zum Planen war knapp.

Ich habe KI gebeten, mir zu helfen:

• Eine Schatzkarte mit mehreren Stationen in unserer Nähe,

• passende Hinweise und kleine Rätsel,

• eine kurze Geschichte rund um die Schatzsuche,

• alles ohne personenbezogene Daten – nur mit einer groben Idee und der Beschreibung der Umgebung.

Mit einem Aufwand von vielleicht einer halben Stunde – inklusive Drucken – steht nun eine komplette Schatzsuche.

Das zeigt mir wieder:
KI entlastet nicht nur im Büro.
Sie nimmt auch im Privaten ein Stück Mental Load raus – ob als Mutter, Vater, Partner:in oder einfach als Mensch mit vollem Alltag.

Nutze KI für genau die spontanen Themen, die Dich sonst abends oder am Wochenende Nerven kosten – Geburtstage, Elternbriefe, Reiseorganisation.