Urlaub, Reisen, KI – was Dir im Juni wirklich hilft

KI-Gedanke des Monats

Tokens sind auch eine Ressource.

Viele von uns achten inzwischen stärker auf Stromverbrauch, CO₂, Reisewege. Bei KI lohnt sich derselbe Blick.

Denn jeder Prompt, jede lange Konversation, jedes große Modell verbraucht Rechenleistung – und damit Energie.

Das heißt nicht: KI vermeiden. Sondern: bewusster einsetzen.

Tokens sind eine Form von Ressource, die wir steuern können. Mit Klarheit. Mit Struktur. Mit guten Arbeitsanweisungen.

KI-Fundstück des Monats

5 einfache Ideen, um Tokens zu sparen

Immer mehr Tools rechnen nutzungs- oder tokenbasiert ab. Für Unternehmen wird es damit wichtiger, nicht nur „mehr KI“ einzusetzen – sondern klüger. Am Ende des Newsletters habe ich noch eine Frage an Dich zum nachhaltigen Umgang mit KI.

Fünf Impulse, die Du sofort nutzen kannst:

1. Passende Modellstufe wählen
   Du brauchst nicht bei jeder Frage das „größte“ Modell.
   Für eine E-Mail, eine kurze Zusammenfassung oder eine einfache Liste reicht oft ein günstigeres Modell – oder der Auto-Modus des Tools.

2. Guten ACTION-Prompt statt Chat-Pingpong nutzen
   Eine klare, einmal gut formulierte Arbeitsanweisung verbraucht oft weniger Tokens als zehn Rückfragen.
   Dabei hilft die ACTION-Promptstruktur (entwickelt von Leaders of AI): Rolle, Kontext, Aufgabe, Input, Output, Next Step.
   In meinem Blogartikel zur KI in der Assistenz findest Du Beispiele und eine Einordnung dazu.

3. Neues Thema = neuer Chat
   Wenn Du das Thema wechselst, eröffne einen neuen Chat.
   So muss das Tool nicht ständig den kompletten bisherigen Verlauf „mitlesen“.
   Das spart Tokens – und hält Deine Anfragen klarer.

4. Letzte Nachricht bearbeiten statt neue schreiben
   Viele Tools erlauben es inzwischen, die letzte Eingabe zu bearbeiten.
   Wenn das Ergebnis noch nicht passt, korrigiere Deinen Prompt dort – statt eine komplett neue Nachricht zu senden.
   Das spart Tokens und Zeit.

5. Sprache und Länge bewusst wählen
   Kürzere Texte verbrauchen weniger Tokens.
   In manchen Fällen kann es helfen, auf Englisch zu wechseln, weil die Sprache oft weniger Wörter braucht.
   Wichtig bleibt aber: Verständlichkeit und Zielgruppe gehen vor.
   Für externe Kommunikation in Deutsch solltest Du Ergebnisse immer an Deine Tonalität anpassen.
   

Tokens sparen heißt nicht, an Qualität zu sparen. Sondern präziser zu arbeiten.

Prompt des Monats

Viele von Euch planen gerade Urlaube, Vertretungen und Übergaben.

Dafür kannst Du KI sehr gut als Denkstütze nutzen – ohne Deine Verantwortung abzugeben.

Hier ein Prompt, den Du direkt kopieren und anpassen kannst:

Du bist eine erfahrene Assistenz mit sehr guter Kenntnis von Büroorganisation, Urlaubsvertretungen und Übergaben. 
Ich gehe in den Urlaub. Meine Kollegin / mein Kollege übernimmt meine Aufgaben in dieser Zeit. Bitte hilf mir, meine Urlaubsübergabe strukturiert vorzubereiten. 
Kontext: 
– Ich arbeite als Assistenz in folgendem Bereich: [kurz beschreiben] 
– Urlaubszeitraum: [von… bis…] 
– Vertretung: [Name, Rolle, Erfahrung] 
– Wichtigste Themen in dieser Zeit: [Stichworte einfügen] 
Aufgabe:  Erstelle für mich: 
1. Eine To-do-Liste zur Vorbereitung meiner Urlaubsübergabe (was muss ich bis wann erledigt haben?). 
2. Eine Übersicht, wen ich vor dem Urlaub informieren sollte (z. B. Führungskraft, Team, Schnittstellen, externe Kontakte). 
3. Vorschläge für Inhalte meines Abwesenheitsassistenten (Out-of-Office) in zwei Varianten: eher sachlich und eher persönlich, jeweils auf Deutsch. 
4. Eine kurze Checkliste, welche Unterlagen, Zugänge und Informationen meine Vertretung auf jeden Fall braucht. 
Input: 
– Art meiner Aufgaben: [z. B. Terminplanung, Reisen, Protokolle, Projektkoordination …] 
– Besondere Termine oder Fristen in meiner Urlaubszeit: [falls vorhanden einfügen] 
– Interne Tools, die wir nutzen: [z. B. Outlook, Teams, Projekt-Tool …] 
Output: Formatiere alles übersichtlich in nummerierten Listen und klaren Bulletpoints, sodass ich die Ergebnisse direkt in meine eigene Vorlage oder E-Mails übernehmen kann. 
Nächster Schritt: Wenn Dir wichtige Informationen fehlen, stelle mir zuerst gezielte Rückfragen. Danach erstelle die Listen und Textvorschläge. Danke.

Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI Im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

Reiseanfragen standardisiert formulieren

Warum relevant: Reiseanfragen kommen oft kurzfristig. Und sie ähneln sich im Aufbau: Ziel, Zeitraum, Anlass, Präferenzen, Kostenstelle.

Trotzdem werden viele Anfragen jedes Mal neu geschrieben. Oft fehlen dann Angaben. Rückfragen entstehen. Und die Bearbeitung verzögert sich – intern oder im Reisebüro.

Mit KI kannst Du Dir in wenigen Minuten eine klare, vollständige Anfrage-Vorlage erstellen lassen. Die Du dann immer wieder nutzen und anpassen kannst.

Drei Tipps für die Umsetzung

- Standardfelder einmal definieren (Lege fest, welche Informationen in jeder Reiseanfrage vorkommen sollen.)
- KI als Textbaustein-Generator nutzen (Bitte die KI, aus Deinen Stichpunkten einen professionellen Anfrage-Text an das Reisebüro oder die interne Stelle zu formulieren.)
- Vorlage für Wiederholungen speichern (Wenn der Text für Dich passt, speichere ihn als Standardvorlage in Deinem E-Mail-Programm oder als KI-Prompt.)

Du reduzierst Rückfragen. Die Bearbeitung wird schneller. Und Du positionierst Dich als klare Schnittstelle zwischen Führungskraft, Reisebüro und Organisation.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Hier ein Blick auf meine nächsten Termine im Juni:

• 08.–10.06. – Leadership Summer School (Chiemsee-Region)
  Gemeinsam mit meinem Netzwerkpartner Arbeitslust begleite ich die Leadership Summer School.

• 16.06., 09:30–10:30 Uhr – kostenfreies Webinar bei working@office
  Thema: „So baue ich mir meinen ersten KI-Agenten – ohne stundenlanges Tutorial“.

• 27.06., 12:00–13:00 Uhr – Live-Podcast (online, kostenfrei)
  Gemeinsam mit EaseAdmin lade ich Dich zu einem Live-Podcast ein.

• 30.06. – interner Assistenztag in Düsseldorf
  An diesem Tag bin ich live bei einem Kunden vor Ort.

Vielleicht sehen wir uns bei einem der Termine.

Extra-Impuls – KI im Podcast „Fokus Assistenz“

In der zweiten Staffel meines Podcasts „Fokus Assistenz“ kommt KI immer wieder vor – auch wenn es gar kein KI-Podcast ist.

Zwei Gedanken aus aktuellen Folgen, die ich Dir gerne mitgeben möchte:

Mit Anneke Jahns – KI und Recruiting für Assistenzen

Anneke erlebt im Recruiting sehr deutlich, wie sich Aufgaben verschieben. Operative Tätigkeiten werden weniger. Dafür werden Urteilsvermögen, Delegationsfähigkeit und Kommunikation wichtiger.

KI kann Bewerbungsunterlagen aufhübschen – aber Persönlichkeit ersetzt sie nicht. Spannend für Dich als Assistenz:

• Nutze KI, um Aufgaben und Erfolge klarer zu beschreiben (Zahlen, Daten, Fakten).

• Zeige im Lebenslauf, dass Du lernbereit bist – z.B. durch kleine Kurse, Newsletter, Podcasts rund um KI.

• Verlasse Dich nicht nur auf Tools. Die Entscheidung, was stimmig ist, triffst am Ende Du.

Mit Miriam Daffner – Mut zur Veränderung und KI als Assistenz der Assistenz

Miriam hat nach vielen Jahren bewusst den Schritt in eine neue Assistenzrolle gewagt. Und nutzt KI heute ganz pragmatisch:

• für Textentwürfe,

• für Ideen,

• für Standardantworten.

Sie beschreibt KI als „Assistenz der Assistenz“. Also als Werkzeug, das Routine abnimmt. Damit mehr Raum bleibt für das, was nur Menschen können: Beziehungen gestalten. Prioritäten einordnen. Entscheidungen vorbereiten.

Wenn Du tiefer einsteigen möchtest, findest Du hier die beiden Folgen mit Anneke und Miriam.