Schön, dass Du Dir Zeit für diese Ausgabe nimmst.

Die ruhigere Sommerzeit habe ich genutzt, um meinen eigenen Arbeitstag mit KI noch einmal unter die Lupe zu nehmen:

Wo wiederholt sich Arbeit ständig? Wo ist es jedes Mal anstrengend? Und wo könnte KI mir leise im Hintergrund zuarbeiten, statt „on top“ zu kommen?

Wenn Du nur 5 Minuten hast: Schau Dir den Prompt-Rahmen und den Use Case „To-do-Listen mit KI priorisieren“ an – damit kannst Du direkt starten.

Heute nehme ich Dich mit in einen Beispiel-Tag – so, wie er bei mir aussehen kann, wenn KI im Hintergrund mitläuft und mir Startenergie abnimmt.

Ein Arbeitstag mit KI – ein möglicher Ablauf

Morgens ab 8 Uhr – E-Mails sortieren statt im Posteingang versinken

Ich starte meinen Tag nicht mehr damit, mich durch jede einzelne Mail zu kämpfen.

Stattdessen lasse ich mir meine E-Mails einmal von KI vorsortieren:

• Was ist wirklich wichtig?

• Wo wartet ein Kunde auf Antwort (vielleicht auch schon länger)?

• Was ist Werbung, Newsletter oder Information für später?

Dafür habe ich mir einen festen Ablauf gebaut: Die KI kennt meine Kategorien (Kunde, intern, Werbung, Newsletter …) und weiß, welche Themen Vorrang haben. So sehe ich schnell, welche Nachrichten ich zuerst beantworten sollte – ohne alles im Detail gelesen zu haben.

Wenn Du genauer nachlesen möchtest, wie ich das mache, findest Du hier eine Beschreibung meines Mail-Setups.

Außerdem habe ich dies auch in der vergangenen Newsletterausgabe etwas erklärt, die Du im Archiv nachlesen kannst.

Vormittags – Workshops und Inhalte vorbereiten

Im Laufe des Vormittags arbeite ich oft an Workshops, Trainings oder internen Formaten.

Hier hilft mir KI zum Beispiel dabei:

• aus Stichworten eine erste Agenda zu bauen,

• längere Notizen zu einem klaren Konzept zu verdichten,

• Formulierungen für Einladungsmails oder Workshop-Beschreibungen zu finden.

Ich gebe der KI mein Ziel, die Zielgruppe und ein paar Eckpunkte – und bekomme einen Rohentwurf, den ich dann anpasse.

Das spart mir vor allem eins: Startenergie.

Später Vormittag – Kundenarbeit und Tonalität treffen

In der Zusammenarbeit mit Kunden geht es oft darum, „ihre Sprache“ zu treffen.

Auch hier kann KI unterstützen:

• Texte für Stellenausschreibungen vorstrukturieren,

• Agentur-Briefings klarer formulieren,

• bestehende Texte in die Tonalität des Unternehmens übersetzen.

Ich nutze dafür vorhandene Beispiele des Kunden (z. B. Website-Texte oder frühere Ausschreibungen) und lasse die KI daraus ableiten, wie der Stil ungefähr klingt.

Früher Nachmittag – Social Media & Sichtbarkeit

Am frühen Nachmittag plane ich oft Beiträge für Social Media.

Die KI hilft mir dann zum Beispiel dabei:

• Themenideen zu sammeln,

• aus Stichworten erste Textentwürfe zu machen,

• längere Inhalte (z. B. aus Workshops oder Artikeln) in kleine, gut lesbare Posts zu übersetzen.

So entsteht Schritt für Schritt ein Tagesrhythmus, in dem KI nicht „extra oben drauf“ kommt, sondern bestehende Aufgaben unterstützt.

Wenn Du als Assistenz arbeitest, kannst Du dieselbe Logik nutzen – zum Beispiel für:

• die Vorbereitung von Jour fixes,

• das Sortieren des Postfachs,

• erste Entwürfe für Team-Rundmails oder Einladungen.

Wichtig ist nicht, alles auf einmal umzustellen – sondern mit einem kleinen Baustein zu beginnen.

KI-Gedanke des Monats

Wir müssen uns für KI nicht ständig neue Aufgaben ausdenken.

Spannender ist eine andere Frage:

Wo in meinem bestehenden Alltag gibt es Schritte, die immer wieder gleich sind – oder immer wieder anstrengend?

Zum Beispiel:

• E-Mails sortieren und priorisieren,

• To-dos strukturieren und planen.

Wenn Du magst, nimm Dir einmal 5 Minuten und frag Dich:

• Welche Aufgabe stresst mich regelmäßig?

• Welche Tätigkeit wiederholt sich ständig?

• Wo verliere ich Zeit mit Suchen, Sortieren oder Formulieren?

Genau dort kann ein erster, kleiner KI-Test starten – ein Baustein nach dem anderen.

Prompt des Monats - Reflexion für Deinen Alltag

Dieser Prompt-Rahmen ist eine Einladung zur Selbstreflexion.

Ziel: Du schaust Dir Deinen Arbeitstag an und findest 1–2 Stellen, an denen KI Dich konkret entlasten kann.

Du kannst den Prompt in Deinem KI-Tool nutzen und die eckigen Klammern mit Deinen eigenen Inhalten füllen.

Prompt:

Act as: Du bist eine erfahrene Assistenz im Büroalltag und hilfst mir, meine täglichen Aufgaben mit KI zu sortieren und zu vereinfachen.

Context: Ich arbeite als [Rolle/Funktion] in [Branche/Unternehmen]. Typisch für meinen Tag sind diese Aufgaben: [Stichworte zu Deinen Aufgaben einfügen]

Task: Stelle mir zunächst ein paar Reflexionsfragen, damit ich klarer sehe,

• welche Aufgaben mich aktuell am meisten stressen,

• welche Tätigkeiten sich oft wiederholen,

• welche Prozesse es schon gibt, die wir optimieren könnten,

• welche Aufgaben besonders lange dauern, ohne dass sie strategisch wichtig sind.

Fasse meine Antworten danach übersichtlich zusammen und schlage mir zum Schluss 3–5 konkrete Stellen in meinem Alltag vor, an denen ich KI testen oder kleine Automatisierungen ausprobieren kann.

Input: Hier sind Beispiele für Aufgaben, die mich gerade beschäftigen: [Beispiele für Mails, To-dos, Projekte, Meetings einfügen]

Output: Gib mir bitte:

1. Eine Liste mit Reflexionsfragen, die wir gemeinsam durchgehen können.

2. Eine strukturierte Zusammenfassung meiner Antworten in Stichpunkten.

3. Konkrete Vorschläge, an welchen 3–5 Stellen ich KI als Erstes einsetzen sollte – jeweils mit einer kurzen Begründung.

Next step / Netiquette: Wir arbeiten Schritt für Schritt. Halte Deine Antworten bitte klar und praxisnah. Danke.

Diesen Rahmen kannst Du immer wieder anpassen – je nachdem, wie sich Dein Alltag verändert.

Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

To-do-Listen mit KI priorisieren

Warum relevant:
Viele To-do-Listen sind voll, aber nicht klar. Alles steht nebeneinander. Dringend, wichtig, „wäre schön“ – alles in einer Reihe.

KI kann helfen, aus einer unsortierten Liste eine sinnvolle Reihenfolge zu machen. Mit Blick auf Wirkung, Abhängigkeiten und Energie.

Drei Tipps für die Umsetzung mit KI:

1. Kriterien festlegen, bevor Du startest.
   Überlege kurz: Nach welchen Kriterien möchtest Du priorisieren? Zum Beispiel:

   • Wirkung (Was zahlt stark auf Dein Ziel oder das der Führungskraft ein?)

   • Dringlichkeit (Was hat eine klare Frist?)

   • Abhängigkeiten (Worauf warten andere?)

   • Energielevel (Was passt gut in Deinen Vormittag, was eher in den Nachmittag?)

2. To-do-Liste mit Kontext in die KI geben.
   Schreibe Deine Aufgaben als Liste auf und ergänze pro Punkt 1–2 Stichworte zu Deadline und Abhängigkeiten.

3. Ergebnis gemeinsam prüfen statt blind übernehmen.
   Schau Dir den Vorschlag der KI an und justiere nach:

   • Passt die Reihenfolge zu Deinem realen Kalender?

   • Muss etwas wegen einer spontanen Priorität nach oben?

   • Welche Aufgabe kannst Du bewusst streichen oder verschieben?
     So bleibt die Verantwortung bei Dir – die KI hilft nur beim ersten Sortieren.

Effekt:
Du schaust nicht mehr nur auf eine lange Liste, sondern auf eine klare Reihenfolge.

Das erleichtert den Start in den Tag, reduziert Entscheidungsstress und macht transparent, warum Du heute genau diese Aufgaben zuerst erledigst.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Im September und Oktober bin ich u. a. in Zürich, Hanau, Heiligenhafen, Frankfurt und Hamburg unterwegs – mit Workshops rund um Assistenz, Selbstorganisation und KI im Office.

Zwei Termine, die für Dich spannend sein könnten:

• 09.09. – Assistants’ Day in Zürich
  Ich bin mit zwei Workshops dabei.

• 01.10. – Assistants World in Frankfurt
  Dort dreht sich vieles um die Rolle der Assistenz in der Zukunft der Arbeit.

Vielleicht sehen wir uns bei einem der Termine.

Extra-Impuls – Mehr Zeit für das, was KI nicht kann

Wenn KI uns Routinearbeit abnimmt, bleibt mehr Raum für das, was nur wir können: Spannungen im Team wahrnehmen, Zwischentöne hören, Gespräche anstoßen, Konflikte rechtzeitig erkennen.

Viele Assistenzen spüren früh, wenn etwas „kippt“. Mit Mediationskompetenz kannst Du solche Situationen früher erkennen und begleiten.

Wenn Dich das anspricht, schau Dir gern diese spezielle Mediationsausbildung für Assistenzen an.

Neu: Archiv der bisherigen Ausgaben

Wenn Du neu dabei bist oder eine Ausgabe noch einmal nachlesen möchtest, findest Du jetzt ein Archiv aller bisherigen Newsletter hier.