Bei mir steht gerade einiges an. Vor allem die Vorbereitung für die dritte Staffel meines Podcasts Fokus Assistenz.

Damit die neue Staffel wirklich zu Deinem Alltag passt, brauche ich Deine Unterstützung:
Wenn Du Fokus Assistenz schon kennst, freue ich mich sehr, wenn Du bei der kurzen Umfrage mitmachst.
Dein Feedback hilft mir, Inhalte und Schwerpunkte noch besser auf Eure Bedürfnisse auszurichten – und es gibt auch etwas zu gewinnen.

Hier geht’s zur Umfrage.

Parallel bin ich viel unterwegs mit KI-Themen.
Was ich dabei immer deutlicher merke:
Es geht weniger um „noch ein Tool“ – sondern darum, wie wir lernen.
Schneller filtern. Besser verdichten. Und Wissen gezielt auf unsere Rolle übertragen.

Darum dreht sich diese Ausgabe.

KI-Gedanke des Monats

Viele von uns kennen das:
Ein spannendes Video, ein langer Artikel, ein ausführliches Webinar – aber kaum Zeit, alles in Ruhe zu konsumieren.

KI kann Dir das Denken nicht abnehmen.
Aber sie kann für Dich vorsortieren:

• Was ist wirklich wichtig?

• Lohnt sich der Inhalt für Dich?

• Was ist Dein konkretes Learning für Deine Rolle?

Nicht mehr „alles anschauen“, sondern:
erst filtern, dann bewusst vertiefen.

KI-Fundstück des Monats

YouTube-Transkript statt 2-Stunden-Video

Vielleicht kennst Du das:
Ein Video dauert 60 oder 90 Minuten – zum Beispiel ein aufgezeichnetes Webinar, eine Schulung, ein Fachvortrag oder ein Thema, welches Dich aktuell interessiert auf YouTube.
Du ahnst, dass etwas Spannendes drinsteckt – aber Du weißt nicht, ob es sich für Dich lohnt.

Eine einfache Abkürzung ist das Transkript des Videos.
Das kannst Du mit KI auswerten lassen, ohne das ganze Video anzuschauen.

So kommst Du an das Transkript bei YouTube:

1. Öffne das YouTube-Video.

2. Unter dem Video auf „Mehr“ in der Beschreibung klicken.

3. Dort findest Du den Punkt „Transkript anzeigen“. (Achtung: bei den meisten Videos ist es freigeschaltet, da das Transkript die Barrierefreiheit unterstützt! Ausnahmen können ohne Transkript angelegt sein.)

4. Rechts öffnet sich das Transkript-Fenster.

5. Markiere den Text, kopiere ihn und füge ihn in Dein KI-Tool ein. (Das ist der aufwendigste Part - leider).

Damit kannst Du z. B.:

• eine kurze Zusammenfassung erstellen lassen

• die wichtigsten Schritte oder Kernaussagen herausziehen

• Dir konkrete Learnings für Deine Rolle / Branche ableiten lassen

Hilfreiche Fragen an die KI können sein:

• „Was sind die 5 wichtigsten Punkte dieses Videos – in einfachen Worten?“

• „Welche Stellen sind für mich als Assistenz / Office Professional besonders relevant?“

• „Welche 3 konkreten Impulse kann ich für mein Unternehmen oder meine aktuelle Herausforderung mitnehmen?“

Ich persönlich schaue mir kaum noch 1–2-Stunden-Erklärungsvideos komplett an,
ohne vorher kurz ins Transkript zu schauen.
So sehe ich schnell, ob sich die Zeit wirklich lohnt – und kann mich dann ganz bewusst entscheiden.

Prompt des Monats - YouTube-Transkript für Dich auswerten lassen

Diesen Prompt kannst Du direkt kopieren.
Du musst nur:

• Dein Transkript einfügen

• Deine Rolle / Branche anpassen

• Deine aktuelle Fragestellung ergänzen

Prompt:

Du bist mein Lerncoach im Office-Alltag.

Unterstütze mich als erfahrene Assistenz-/Office-Expertin dabei, aus einem YouTube-Transkript die wichtigsten Inhalte für meinen Arbeitsalltag herauszuziehen.

Ich arbeite als [Deine Rolle, z. B. „Assistenz der Geschäftsführung“] in der Branche [Deine Branche].

Ich möchte das Video nicht komplett schauen, aber die zentralen Inhalte verstehen und für meine Arbeit nutzen.

Meine aktuelle Fragestellung ist: [kurz beschreiben, z. B. „Wie kann ich Meetings effizienter vorbereiten?“].

1. Fasse das Transkript in maximal 7 Bulletpoints zusammen – ohne Details, nur Kernaussagen.

2. Markiere die Punkte, die besonders relevant für meine Rolle und Branche sind.

3. Formuliere daraus 3–5 konkrete Learnings für mich.

4. Leite zum Schluss 3 umsetzbare To-dos ab, die ich in den nächsten 2 Wochen testen kann.

Hier ist das Transkript des Videos:

[Transkript einfügen]

Was ich benötige:

• Teil 1: Kurze Zusammenfassung (max. 7 Bulletpoints)

• Teil 2: Relevante Punkte für meine Rolle/Branche

• Teil 3: Konkrete Learnings für mich

• Teil 4: 3 To-dos für meinen Alltag

Stelle mir zum Schluss 2 Rückfragen, falls Dir für noch bessere Empfehlungen Informationen fehlen.

Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

Lange Texte, klare Linie: KI als Recherche-Helfer

Warum relevant:
Oft stehen wir vor langen Artikeln, Studien, PDF-Dokumenten oder Blogbeiträgen.

Alles wirkt wichtig – aber die Zeit ist knapp.
Gerade für die Vorbereitung von Führungskräften oder Entscheidungen brauchst Du eine klare Verdichtung, keine Volltext-Wiedergabe.

3 konkrete Tipps:

1. Mit einem klaren Ziel starten
   Sage der KI immer zuerst, wofür Du den Text brauchst:

   • „für eine Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsführung“

   • „für die Vorbereitung eines Gesprächs mit der HR-Leitung“

   • „für eine kurze Einordnung im Team-Meeting“
     Je klarer das Ziel, desto hilfreicher die Zusammenfassung.

2. Struktur vorgeben statt „bitte zusammenfassen“
   Bitte die KI z. B. um diese Rubriken:

   • „Kernaussagen“

   • „Chancen und Risiken“

   • „offene Fragen“

   • „Punkte, die wir im Unternehmen prüfen sollten“
     Damit wird aus einem langen Text eine strukturierte Entscheidungsbasis.

3. Den Transfer in Deinen Alltag sichern
   Lass die KI immer einen Schritt weitergehen:

   • „Welche 3 konkreten Learnings ergeben sich für meine Rolle als Assistenz / Office Professional?“

   • „Welche dieser Punkte könnten in unserem Unternehmen kurzfristig umsetzbar sein?“

   • „Was sollte ich meiner Führungskraft in maximal 5 Sätzen mitgeben?“

Effekt:
Du sparst Zeit bei der Recherche,
bereitest Inhalte klarer für Deine Führungskraft auf
und positionierst Dich als jemand, der Informationen filtert, einordnet und übersetzt.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Ein Überblick über die nächsten Wochen:

• 24.09. – KI im Office Workshop in Heiligenhafen

• 01.10. – Assistants World in Frankfurt
  Vielleicht sehen wir uns dort?

• 07. und 08.10. – Moderation eines Teamevents in Hamburg

• 08.10. – Eröffnung Memox Hamburg
  Hier kannst Du Dich noch anmelden – vielleicht treffen wir uns vor Ort. Was Memox Dir bietet: Inspiration für moderne Meetingräume – wenn Du Events mitgestaltest, lohnt sich der Blick.

• 12.10. – 25.10. – Urlaub/Ferien
  In dieser Zeit bin ich nur eingeschränkt erreichbar.

• 10.11. – How To AI Webinar (EaseAdmin)
  How To AI: Kompakter Einstieg, wenn Du Dein KI-Wissen einmal sauber sortieren möchtest.
  Hier entlang zur Anmeldung.

Vielleicht sehen wir uns bei einem der Termine.

Extra-Impuls – 2027 Planung

Die ersten Anfragen für 2027 kommen bereits rein.
Wenn Du Workshops oder interne Formate zum Thema KI im Unternehmen planst, melde Dich gern frühzeitig zur Terminabsprache.

Neu: Archiv der bisherigen Ausgaben

Wenn Du neu dabei bist oder eine Ausgabe noch einmal nachlesen möchtest, findest Du jetzt ein Archiv aller bisherigen Newsletter hier.