Monatsimpuls - KI im Office: Sommer, Hürden & kleine KI-Routinen

Merkst Du es auch?
Der Sommer fühlt sich im Office oft anders an.

Viele sind im Urlaub oder stehen kurz davor.
Projekte laufen langsamer an, Entscheidungen werden „auf nach den Ferien“ geschoben.
Es ist nicht nichts zu tun – aber der Druck ist ein anderer.

Ich mag diese Phase. Ich arbeite durch, habe weiter Kundentermine und Projekte. Aber mein Kalender ist flexibler.
Mehr Luft zwischen den Terminen, mehr Raum zum Nachdenken.

Genau dann nutze ich die Zeit gern für zwei Dinge:
Weiterbildung – und einen ruhigen Blick auf meine Rolle. Was will ich stärken? Was darf leichter werden?

Beim Thema KI spüre ich dabei immer wieder Hürden:
„Bei uns ist KI verboten.“
„Ich weiß nicht, was ich eingeben darf.“
„Und wenn ich mich damit überflüssig mache?“

Diese Fragen sind real.
Aber sie sind auch ein guter Ausgangspunkt.

Dieser Newsletter ist dafür da, Stück für Stück Sicherheit zu gewinnen:
Wofür kannst Du KI im Alltag nutzen?
Wie passt das zu Deiner Rolle als Assistenz oder Office Professional?
Und wie kommst Du vom „Ich müsste mal“ zu kleinen Routinen, die Dich wirklich entlasten?

Los geht’s.

KI-Gedanke des Monats

Sommer im Office heißt oft: weniger Meetings, aber genauso viele Gedanken.

Vielleicht ist jetzt genau der richtige Moment,
eine kleine KI-Routine zu testen – statt auf „irgendwann“ zu warten.

Nicht gleich alles umstellen.
Sondern eine Aufgabe auswählen,
bei der KI Dir jeden Tag ein kleines Stück Arbeit abnimmt.

KI-Fundstück des Monats

Geplante Prompts: Wenn KI Dich morgens vorbereitet

Im verlinkten Artikel geht es um zeitgesteuerte Prompts:
Also um KI-Aufgaben, die automatisch zu einem festen Zeitpunkt laufen.

Das Spannende für den Office-Alltag:
Du musst nicht jeden Morgen neu überlegen,
sondern lässt Dir von der KI wiederkehrende Aufgaben vorbereiten.

Ein Beispiel aus meinem Alltag:
Ich lasse mir jeden Morgen anhand der neuen Mails im Posteingang
eine Aufgabe anlegen – mit einem kleinen Ampelsystem:

• Grün: kurz, standardisiert, kannst Du schnell beantworten.

• Gelb: braucht etwas mehr Zeit oder Rücksprache.

• Rot: wichtig, sensibel oder mit Deadline – zuerst ansehen.

So entsteht aus einem vollen Posteingang schnell ein strukturierter Überblick.
Ohne dass ich jede Mail im Kopf sortieren muss.

Weitere Ideen für geplante Prompts:

• Wöchentlicher Check:
  „Erstelle mir montags um 9 Uhr eine Übersicht der 3 wichtigsten Aufgaben dieser Woche aus meinen To-dos.“

• Vor wichtigen Meetings:
  „30 Minuten vor dem Jour fixe: Fasse mir alle offenen Punkte der letzten Woche in Stichpunkten zusammen.“

• Monatsreflexion:
  „Am letzten Arbeitstag des Monats: Fasse meine wichtigsten Erfolge und offenen Themen aus diesen Notizen zusammen.“

Wenn Du das vertiefen möchtest, findest Du hier den Artikel.

Prompt des Monats

Texte menschlicher machen – mit Hilfe von Wikipedia-Hinweisen

Auf Instagram bin ich über einen Tipp gestolpert,
der mir sehr gut gefallen hat:

Wikipedia hat eine Seite, auf der typische Merkmale von KI-Texten gesammelt werden.

Die Idee:
Diese Hinweise nicht nur zum „Entlarven“,
sondern als Grundlage nutzen,
um Texte bewusst menschlicher zu formulieren.

Ich habe das direkt ausprobiert und daraus einen kompakten Prompt gebaut, den Du für Mails, Posts oder Textentwürfe nutzen kannst. Hier kommt der Prompt und wenn er für Dich funktioniert, ist dies eine gute Basis für einen Agent oder einen Skill.

Prompt:

A – Act as: Du bist eine erfahrene Lektorin für sachliche Texte mit sicherem Blick für typische KI-Muster in Sprache.

C – Context: Ich möchte einen Text so überarbeiten lassen, dass er nicht mehr nach einem KI-generierten Text klingt.

Der Text soll neutral, professionell und alltagstauglich sein – z. B. für LinkedIn, interne Kommunikation oder Mails an eine Führungskraft.

T – Task:
1. Lies die Wikipedia-Seite „Wikipedia:Anzeichen für KI-generierte Inhalte“ und fasse die wichtigsten sprachlichen Merkmale von KI-Texten in einer kurzen Liste zusammen.
2. Überarbeite anschließend meinen Text so, dass diese Merkmale möglichst nicht mehr vorkommen.
3. Behalte Inhalt und Fakten unverändert.
4. Formuliere knapp, klar und ohne Chatbot-Floskeln.
5. Erkläre mir danach in 3–5 Stichpunkten, was Du stilistisch verändert hast.

I – Input: Hier ist der Text, den Du überarbeiten sollst:[Text einfügen]

O – Output: Gib zuerst nur die überarbeitete Version des Textes aus – ohne Erklärungen.

Danach in 3–5 Stichpunkten eine kurze Liste, welche typischen KI-Merkmale Du entfernt oder abgeschwächt hast.

N – Next step / Netiquette: Ich prüfe den Text im Anschluss selbst und passe ihn bei Bedarf an.

Bitte stelle mir keine Rückfragen und mache keine Vorschläge für zusätzliche Inhalte.

Use Case des Monats

In diesem Bereich stelle ich Dir in jedem Newsletter einen konkreten Use Case aus meinem Buch “KI im Office” vor.

Weil ich immer wieder merke: Uns fehlt oft nicht der Zugang zu KI – sondern die Klarheit, wofür wir sie im Büroalltag ganz konkret einsetzen können.

Vielleicht ist dieser Use Case heute genau die Inspiration, die Du testen möchtest.

Deinen Wochenplan mit KI strukturieren lassen

Warum relevant:
Viele Assistenzen starten in die Woche mit einer langen Liste: Mails, Rückfragen, Vorbereitung, Projekte, Ad-hoc-Themen.
Oft fehlt der ruhige Moment, daraus einen realistischen Plan zu machen.

KI kann Dir helfen, aus einer groben To-do-Sammlung einen strukturierten Tages- oder Wochenplan zu erstellen – als Grundlage für Deine eigene Entscheidung.

Drei Tipps für die Umsetzung mit KI:

1. Alle Aufgaben sammeln – dann erst zur KI gehen
   Schreib zuerst alles auf, was ansteht:
   Aufgaben, Meetings, Deadlines, Rückrufe.
   Dann gib diese Liste in Dein KI-Tool und bitte um einen Vorschlag für einen Tages- oder Wochenplan mit Zeitblöcken und sinnvollen Pufferzeiten.

2. Realistische Dauer abfragen
   Bitte die KI, für jede Aufgabe eine erste Zeitschätzung zu machen (z. B. 15 Minuten, 30 Minuten, 60 Minuten).
   Du musst das nicht 1:1 übernehmen,
   aber es hilft Dir, Überladungen im Kalender sofort zu sehen.

3. Plan als Gesprächsgrundlage nutzen
   Nutze den KI-Plan als Entwurf für die Abstimmung mit Deiner Führungskraft:
   „So könnte meine Woche aussehen – was hat für Dich Priorität?“ Die KI hilft Dir, die Aufgaben vorher zu clustern,
   die Entscheidung bleibt bei Dir und Deiner Führungskraft.

Effekt:
Du gehst strukturierter in den Tag, erkennst schneller, was realistisch ist und kannst Prioritäten klarer mit Deiner Führungskraft besprechen.

Diesen Use Case und viele weitere findest Du im Buch „KI im Office“.

Aktuell bei mir

Hier ein Blick auf meine nächsten Termine im August/September/Oktober:

• 19.08. – KI im Office-Workshop in der Schweiz
  Ein Inhouse-Tag mit einem Kunden-Team rund um praktische KI-Anwendungen.

• 09.09. – Assistants’ Day in Zürich
  Ich bin mit zwei Workshops dabei, einer ist bereits ausgebucht.
  Wer von Euch ist vor Ort?

• 15.09. – Event bei einem Kunden (Backoffice-Betreuung) Dort unterstütze ich hinter den Kulissen in der Organisation.

• 17.09. – Hanau: Selbstorganisation und Selbstmanagement. Ein Tag rund um Struktur, Fokus und Arbeitsorganisation.

• 24.09. – Heiligenhafen: KI im Office
  Vor Ort mit einem Kunden-Team – KI im Büroalltag ganz konkret.

• 01.10. – Assistants World in Frankfurt

Vielleicht sehen wir uns bei einem der Termine.

Extra-Impuls – How to AI – online mit EaseAdmin

Wenn Du das Thema KI lieber in einem gemeinsamen Rahmen angehen möchtest:

Am 10.11. gebe ich ein Online-Format bei EaseAdmin:
„How to AI“ – KI-Wissen für Assistenzen,
praktisch, alltagsnah und von mir begleitet.

Hier geht es nicht um Technik,
sondern um konkrete Anwendungen im Office.

Infos findest Du hier.