Delegation: Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Delegation: Mehr als nur Aufgaben abgeben – Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Entdecke, wie Du mit Delegation Poker klare Verantwortlichkeiten definierst, Vertrauen aufbaust und die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und Assistenzen effizienter gestaltest!

Delegieren gehört zu den größten Herausforderungen – nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für Assistenzen. Oft geht es dabei gar nicht um die Aufgaben selbst, sondern um die Kopfsache dahinter: das Gefühl, alles selbst machen zu müssen, die Kontrolle zu behalten oder nicht genau zu wissen, wie viel Verantwortung man abgeben kann und sollte.

Genau hier kann Delegation Poker helfen. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, Aufgaben schrittweise abzugeben, ohne sich sofort komplett loszulösen. Jede Aufgabe kann individuell bewertet werden: Wie weit soll die Assistenz eigenständig handeln? Wo braucht die Führungskraft noch Sicherheit? Die sieben Delegationsstufen helfen, Verantwortung klar zu definieren – und gleichzeitig flexibel zu bleiben.

Die 7 Delegationsstufen im Überblick

Mit Delegation Poker wird nicht einfach nur entschieden, ob etwas delegiert wird, sondern in welchem Umfang. Die Stufen sind dabei variabel – eine Aufgabe kann erst auf einer niedrigeren Stufe starten und später auf eine höhere Stufe übergehen, wenn das Vertrauen wächst.

1️⃣ Sag mir, was ich tun soll
Beispiel: Die Assistenz soll einen Meetingraum buchen. Die Führungskraft gibt exakt vor, welches Datum, welche Uhrzeit und welcher Raum gebucht werden soll. Es gibt keinen Entscheidungsspielraum.
💡 Gut für: Neue Mitarbeitende, einmalige Aufgaben oder wenn genaue Vorgaben erforderlich sind.

2️⃣ Ich informiere Dich – dann entscheidest Du
Beispiel: Die Assistenz recherchiert drei mögliche Locations für eine Veranstaltung und gibt die Infos weiter. Die Führungskraft trifft die finale Entscheidung, welche Location gewählt wird.
💡 Gut für: Situationen, in denen die Führungskraft alle Faktoren überblicken muss, bevor eine Entscheidung getroffen wird.

3️⃣ Lass mich Vorschläge machen
Beispiel: Die Assistenz erstellt eine Social-Media-Strategie und schlägt verschiedene Posting-Frequenzen vor. Die Führungskraft prüft die Optionen und entscheidet sich für eine Variante.
💡 Gut für: Wenn Assistenzen erste eigene Ideen entwickeln und die Führungskraft trotzdem die Kontrolle behalten möchte.

4️⃣ Ich entscheide, informiere Dich aber vorher
Beispiel: Die Assistenz plant eine Geschäftsreise, recherchiert Flüge und Hotels und bespricht die Auswahl mit der Führungskraft, bevor sie die Buchung durchführt.
💡 Gut für: Aufgaben, bei denen die Führungskraft informiert bleiben möchte, aber nicht aktiv eingreifen muss.

5️⃣ Ich entscheide, informiere Dich danach
Beispiel: Die Assistenz setzt eigenständig ein neues Projektmanagement-Tool für das Team auf und informiert die Führungskraft über den Fortschritt. Es gibt keine vorherige Absprache, aber die Führungskraft bleibt auf dem Laufenden.
💡 Gut für: Routinetätigkeiten oder Aufgaben, bei denen Vertrauen bereits aufgebaut wurde.

6️⃣ Ich entscheide und Du erfährst es nur, wenn nötig
Beispiel: Die Assistenz entscheidet eigenständig über die Priorisierung von E-Mails, beantwortet Anfragen und eskaliert nur, wenn wirklich notwendig.
💡 Gut für: Prozesse, die reibungslos laufen und in denen Assistenzen volle Verantwortung übernehmen können.

7️⃣ Ich entscheide – es ist mein Bereich
Beispiel: Die Assistenz hat die vollständige Verantwortung für das Veranstaltungsmanagement und trifft alle Entscheidungen selbstständig, ohne Rücksprache mit der Führungskraft.
💡 Gut für: Aufgabenbereiche, die dauerhaft in den Verantwortungsbereich der Assistenz fallen und keinen Input der Führungskraft benötigen.

Warum ist dieses System für Führungskräfte und Assistenzen so wertvoll?

💡 Klarheit statt Unsicherheit – Keine Missverständnisse mehr darüber, wer was entscheidet.
💡 Schrittweise Verantwortung aufbauen – Gerade, wenn Unsicherheiten bestehen, kann Delegation in kleineren Schritten erfolgen.
💡 Effizienz steigern – Führungskräfte behalten den Überblick, während Assistenzen ihre Rollen klarer definieren können.
💡 Mehr Vertrauen, weniger Mikromanagement – Die Verantwortungsebenen können sich mit der Zeit anpassen und entwickeln.

Viele meiner KundInnen aus der Beratung – sowohl Führungskräfte als auch Assistenzen – wünschen sich mehr Klarheit in der Zusammenarbeit. Vieles, was für eine Person selbstverständlich ist, bleibt für die andere unklar. Genau hier setzt Delegation Poker an: Es macht sichtbar, was sonst unausgesprochen bleibt.

Delegation als Prozess – nicht als fixe Entscheidung

Wichtig ist: Die Delegationsstufe ist nicht in Stein gemeißelt! Gerade wenn eine Führungskraft noch unsicher ist, kann es sinnvoll sein, eine Aufgabe erst auf einer niedrigeren Stufe zu delegieren und später weiter nach oben zu entwickeln. Ziel sollte es immer sein, mit der Zeit mehr Verantwortung abzugeben – ohne sich dabei unwohl zu fühlen.

Ich selbst nutze verschiedene Delegationsstufen in meiner Beratung, auch wenn ich nicht direkt nach dem Modell des Delegation Pokers arbeite. Besonders in meiner Arbeit mit Assistenzen und Führungskräften geht es oft genau darum: Wie können Aufgaben klarer übertragen und Erwartungen eindeutiger formuliert werden?

Fazit: Delegation als Schlüssel zu besserer Zusammenarbeit

Delegation ist keine einmalige Entscheidung, sondern ein dynamischer Prozess. Die sieben Stufen helfen, Verantwortung mit einem klaren System abzugeben – ohne dass sich eine Seite überfordert fühlt. Es geht darum, sich gegenseitig zu verstehen, Erwartungen klar zu formulieren und mit der Zeit immer mehr Verantwortung zu übertragen.

📩 Wie sieht es bei Euch aus? Hinterfragt Euch?
💬 Welche Delegationsstufe wird bei Euch am häufigsten genutzt – und welche würdet Ihr Euch mehr wünschen?
💬 Wo gibt es in Eurem Team noch Unsicherheiten beim Delegieren?