Priorisierung mit der Impact-Effort-Matrix
Mehr Fokus, weniger Zeitverschwendung
Entdecke, wie Du mit der Impact-Effort-Matrix Deine Aufgaben priorisierst, Effizienz-Killer vermeidest und Quick Wins erkennst, um produktiver zu arbeiten!
Kennst Du das Gefühl, dass alles gleichzeitig wichtig erscheint und Du nicht weißt, womit Du starten sollst? Besonders im Team führt das oft zu endlosen Diskussionen und einer Überlastung an Aufgaben. Hier kommt die Impact-Effort-Matrix ins Spiel – ein einfaches, aber effektives Tool, mit dem Du und Dein Team fokussierter arbeiten und Ressourcen sinnvoll einsetzen könnt.
In diesem Beitrag zeige ich Dir:
✅ Was die Impact-Effort-Matrix ist und warum sie so nützlich ist.
✅ Wie Du sie als Führungskraft oder Projektleiter:in im Team einsetzt.
✅ Tipps, um Entscheidungen effizient zu treffen – ohne endlose Diskussionen.
Was ist die Impact-Effort-Matrix?
Die Impact-Effort-Matrix hilft Dir dabei, Aufgaben, Ideen oder Probleme anhand von zwei Kriterien zu bewerten:
Impact (Wirkung): Wie groß ist der Nutzen oder die Wirkung der Aufgabe?
Effort (Aufwand): Wie viel Aufwand oder Ressourcen benötigt die Umsetzung?
Das Ganze wird visuell in einer 2x2-Matrix dargestellt:
High Impact, Low Effort (oben links): Das sind Deine Quick Wins – Aufgaben mit hohem Nutzen und wenig Aufwand. Diese solltest Du als Erstes angehen.
High Impact, High Effort (oben rechts): Das sind Deine strategischen Projekte – sie erfordern mehr Ressourcen, bringen aber einen großen Mehrwert.
Low Impact, Low Effort (unten links): Das sind "Nice-to-Have"-Aufgaben, die Du angehen kannst, wenn Zeit übrig ist.
Low Impact, High Effort (unten rechts): Diese Aufgaben sind Deine Effizienz-Killer – vermeide sie oder eliminiere sie, wann immer möglich.
Das Bild zeigt eine mögliche Impact-Effort-Matrix, bestehend aus vier Quadranten zur Aufgabenpriorisierung.
So setzt Du die Impact-Effort-Matrix im Team ein
1. Vorbereitung: Alles sammeln, was erledigt werden muss
Erstelle gemeinsam mit Deinem Team eine Liste aller Aufgaben, Ideen oder Probleme. Das kann z. B. durch Brainstorming, eine Retrospektive oder die Analyse aktueller Projekte erfolgen.
Tipp: Nutze Post-its oder digitale Tools wie Miro oder MURAL, um flexibel zu arbeiten und Aufgaben einfach zu verschieben.
2. Die Matrix erstellen
Skizziere eine große Impact-Effort-Matrix an einer Wand oder in einem digitalen Whiteboard. Die Matrix besteht aus den Feldern:
Niedriger Aufwand / Hoher Aufwand (X-Achse)
Geringe Wirkung / Hohe Wirkung (Y-Achse)
3. Aufgaben bewerten und einsortieren
Jetzt wird es spannend: Geht als Team alle Aufgaben durch und entscheidet gemeinsam, in welches Feld jede Aufgabe gehört.
Hier einige Fragen, die Euch helfen können:
Wie viel Zeit und Ressourcen kostet diese Aufgabe?
Welche Auswirkungen hat sie auf das Projekt oder den Erfolg des Teams?
Bringt diese Aufgabe kurzfristige oder langfristige Vorteile?
Achtung: Hier können langwierige Diskussionen entstehen! Helfen kann hierbei auch die Umsetzung der OKR-Methode, für mehr Fokus auf die eigentlichen Ziele und eine bessere Einordnung der Aufgaben.
Tipps für Führungskräfte: Diskussionen moderieren und den Fokus behalten
Als Führungskraft oder Projektleiter:in ist es Deine Aufgabe, Diskussionen zu moderieren und den Zeitplan im Blick zu behalten. Hier ein paar Tipps:
Meinungen zulassen, aber fokussieren: Ermögliche es dem Team, Ideen einzubringen, aber lenke bei Bedarf die Diskussion in die richtige Richtung.
Klarer Zeitrahmen: Setze eine klare Zeitspanne für die Diskussion jedes Themenblocks.
Dot Voting bei Uneinigkeit: Wenn es zu keiner Einigung kommt, könnt ihr durch ein Dot Voting die Top-Aufgaben priorisieren. Dabei darf jedes Teammitglied eine bestimmte Anzahl von Punkten auf die Aufgaben verteilen, die es für am wichtigsten hält.
4. Fokus auf die Top-5-Aufgaben: Die nächste Phase definieren
Am Ende sollten die 5 wichtigsten Aufgaben herausgefiltert werden. Diese Aufgaben stehen für den nächsten Sprint oder die nächste Projektphase im Fokus.
💡 Praxis-Tipp:
Mache nach der Matrix-Session ein kurzes Check-in-Meeting, in dem Du das Ergebnis sicherstellst und die Verantwortlichkeiten klärst. So bleibt keine Aufgabe in der Schwebe.
Wann ist die Impact-Effort-Matrix besonders nützlich?
Projektplanung: Hilft dabei, direkt mit den wichtigsten Aufgaben zu starten. Eine ergänzende Methode könnte auch Getting Things Done sein, um die Aufgaben umzusetzen.
Retrospektiven: Unterstützt das Team dabei, aus vergangenen Projekten zu lernen und Prioritäten neu zu setzen.
Team-Meetings: Bringt Struktur und verhindert, dass sich das Team in Nebensächlichkeiten verliert.
Fazit: Mehr Fokus durch eine klare Priorisierung
Die Impact-Effort-Matrix hilft Dir und Deinem Team dabei, Aufgaben strukturiert zu bewerten und Klarheit darüber zu gewinnen, worauf es ankommt. Statt Dich von einer Flut an Aufgaben überwältigen zu lassen, konzentrierst Du Dich auf die Quick Wins und strategischen Aufgaben, die wirklich den Unterschied machen. Die Matrix ist somit eine Möglichkeit der schnellen Effizienzsteigerung.
💬 Jetzt bist Du dran:
Hast Du die Impact-Effort-Matrix schon einmal ausprobiert? Welche Methoden nutzt Du, um im Team Aufgaben zu priorisieren? Ich freue mich auf Deinen Austausch in den Kommentaren!
Bonus-Tipp: Teile ein Foto Deiner Impact-Effort-Matrix (digital oder analog) und markiere mich bei LinkedIn – ich bin gespannt auf Deine Priorisierungen! 😊