Die Global Skills Matrix als Karrierekompass für Assistenzen

“Ich kann mehr, als mein Titel vermuten lässt!”

Entdecke, wie Du mit der Global Skills Matrix Deine Rolle als Assistenz sichtbarer machst, klare Entwicklungsschritte erkennst und fundiert mit HR und Führungskräften über Karrierewege sprechen kannst.

In vielen Unternehmen kämpfen Assistenzen mit einem altbekannten Problem: Ihre tatsächlichen Aufgaben und Kompetenzen spiegeln sich weder in der offiziellen Stellenbeschreibung noch im Jobtitel wider. Das führt nicht nur zu Frustration, sondern auch dazu, dass Entwicklungspotenzial ungenutzt bleibt. Genau hier setzt die Global Skills Matrix an.

Die Global Skills Matrix ist ein international anerkanntes Framework, das Klarheit schafft – über Aufgaben, Kompetenzen und Entwicklungsmöglichkeiten von administrativen Rollen weltweit. Erstellt wurde sie von der World Administrators Alliance (WA-Alliance), einem Zusammenschluss von ExpertInnen, Netzwerken und PraktikerInnen aus über 29 Ländern.

Warum braucht es die Global Skills Matrix?

• Über 160 verschiedene Jobtitel gibt es weltweit für administrative Tätigkeiten – oft mit völlig unterschiedlichen Bedeutungen.

• 58 % der befragten Assistenzen fühlen sich unterfordert, 60 % sehen keine Entwicklungschancen.

• 73 % haben das Gefühl, ihre Organisation versteht die Rolle und das Potenzial der Assistenz nicht.

Die Global Skills Matrix will das ändern – nicht mit einem weiteren Jobtitel-Katalog, sondern mit einem klaren 5-stufigen Kompetenzmodell, das Orientierung bietet.

Die fünf Level der Global Skills Matrix

Die Matrix unterscheidet fünf Karrierestufen – von reaktiven Aufgaben bis hin zur strategischen Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung:

1. Level 1 – Reaktiv
   Einstiegsebene oder Rückkehr ins Berufsleben. Fokus auf klassische Aufgaben wie Datenpflege, Ablage, einfache Kommunikation.

2. Level 2 – Transaktional
   Eigenständige Kalenderpflege, Reisebuchungen, erste Projektunterstützung, Kommunikation mit Kunden und internen Stakeholdern.

3. Level 3 – Strategisch-transaktional
   Unterstützung von Projektteams, Eventmanagement, vorbereitende Entscheidungen, Budgetverwaltung, erste Führungsverantwortung für Junior-Assistenzkräfte.

4. Level 4 – Strategisch
   Teilnahme an Führungsteam-Meetings, eigenständige Projektleitung, komplexe Entscheidungsfindung, Governance-Verantwortung.

5. Level 5 – Chief of Staff
   Engste Zusammenarbeit mit CEO, Priorisierung strategischer Aufgaben, Übernahme von Projekten, für die der CEO keine Kapazität hat, Führung auf Augenhöhe.

So arbeitest Du mit der Matrix – Tipps aus der Praxis

1. Selbsteinschätzung
   Vergleiche Deine Aufgaben und Kompetenzen mit den Level-Beschreibungen. Wo ordnest Du Dich ein?

2. Jobbeschreibung prüfen oder erstellen
   Falls es keine aktuelle Beschreibung Deiner Rolle gibt, nutze die Matrix als Basis, um sie gemeinsam mit Deiner Führungskraft oder HR zu entwickeln.

3. Entwicklungsgespräch vorbereiten
   Nutze die Matrix, um Deine nächsten Schritte zu planen: Was brauchst Du, um ins nächste Level zu wachsen?

4. Führungskräfte & HR einbinden
   Lade Deine Führungskraft ein, sich mit der Matrix auseinanderzusetzen – etwa mit dem Executive Summary der WAA. Das schafft Verständnis und gemeinsame Sprache.

5. Verwendung im Netzwerk oder Team
   Nutzt ihr ein internes Assistenznetzwerk? Dann kann die Matrix auch als Grundlage dienen, um Rollenprofile zu schärfen oder Entwicklungsangebote gezielt zu planen.

Mein persönlicher Impuls

Ich arbeite mit unterschiedlichsten Geschäftsführern und Führungspersönlichkeiten zusammen – ob im Mittelstand, Start-up oder öffentlichen Bereich. Was ich immer wieder sehe: Die Rolle der Assistenz wird unterschätzt, wenn keine Klarheit herrscht. Die Global Skills Matrix hilft dabei, das zu ändern – strukturiert, verständlich, international anerkannt und mit dem klaren Fokus, die Rolle zu stärken.

Sie kann das Gespräch auf Augenhöhe ermöglichen – zwischen Assistenz, Führungskraft und HR.

Call to Action

• Lade Dir die Matrix hier herunter: https://globalskillsmatrix.com

• Mach den Selbstcheck: Welches Level passt zu Dir?

• Hol Dir Sparring: Du möchtest gemeinsam mit mir Deine Rolle reflektieren und Dich weiterentwickeln? Dann schreib mir!