Neu im Team? 10 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskraft

Neustart mit Struktur – So gelingt der Einstieg mit einer neuen Führungskraft!

Entdecke, wie Du als Assistenz die ersten Wochen einer neuen Zusammenarbeit aktiv mitgestalten kannst: mit klarer Erwartungsklärung, gezielten Fragen, technischer Struktur und offener Kommunikation. Mit Checkliste und Tipps für einen erfolgreichen Start auf Augenhöhe!

Der Start mit einer neuen Führungskraft ist immer auch ein Neuanfang – ob Du als Assistenz neu ins Unternehmen kommst oder Deine Führungskraft gerade erst gestartet ist. Diese Phase prägt die Zusammenarbeit langfristig. Umso wichtiger, sie bewusst zu gestalten:
mit Struktur, klarer Kommunikation und einem gemeinsamen Verständnis für Rollen und Aufgaben.

In diesem Beitrag teile ich 10 konkrete Schritte für einen erfolgreichen Einstieg in die Zusammenarbeit – praxisnah und sofort umsetzbar.

Warum die ersten Wochen so entscheidend sind

Ob Du als Assistenz eine neue Führungskraft begrüßt oder selbst ins Team kommst – diese ersten Wochen entscheiden über Vertrauen, Klarheit und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

In meiner Arbeit als Virtuelle Assistenz mit unterschiedlichen UnternehmerInnen habe ich erlebt, wie wertvoll ein klarer Startprozess ist. Ohne ihn bleiben Fragen offen, Kommunikationswege unklar – und Missverständnisse vorprogrammiert.

Deshalb: Lieber bewusst Zeit investieren – damit das Tandem Führungskraft und Assistenz von Beginn an Fahrt aufnimmt.

Was die Situation besonders macht

In den meisten Fällen ist entweder die Assistenz oder die Führungskraft neu – selten beide. Das bedeutet: Mindestens eine Seite muss sich neu orientieren.
Hier entstehen oft Unsicherheiten: Wer erwartet was? Wie viel Unterstützung wird benötigt? Welche Aufgaben gehören wirklich zur Rolle?

Die Lösung: Frühzeitig ins Gespräch kommen und ein gemeinsames Verständnis entwickeln.

10 erste Schritte für eine gelungene Zusammenarbeit

💡 Du kannst Dir diese Liste ausdrucken oder gemeinsam durchgehen – auch später zur Reflexion!

1. Kennenlernen mit Struktur
   Vereinbart ein erstes Gespräch, das mehr ist als ein lockeres „Hallo“. Was ist wichtig in der Zusammenarbeit? Was erwartet die Führungskraft? Was bringst Du als Assistenz mit? Was brauchst Du als Assistenz?

2. Rollen & Aufgaben klären
   Wer ist wofür verantwortlich? Welche Aufgaben sollen übergeben werden – und in welchem Zeitraum?

3. Technisches Setup überprüfen
   Postfach, Kalender, gemeinsame Tools: Funktioniert alles? Gibt es bereits Vorlagen, Ordner oder Passwörter, die geteilt werden müssen? Wie wollt ihr mit dem Postfach und Kalender umgehen? Wie viel soll die Assistenz übernehmen und wie gestaltet ihr da die Zusammenarbeit?

4. Regelmäßige Abstimmungen planen
   Tägliches Check-in? Wöchentliches Jour Fixe? Klärt gemeinsam, wie oft Ihr Euch abstimmt – und wie. Dies ist besonders am Anfang wichtig, da hier viele Unklarheiten und Fragen direkt geklärt werden können. Schaut in der späteren Zusammenarbeit darauf, ob ihr die Abstimmungen reduzieren möchtet - ihr seid frei, dies nach Euren Wünschen und Bedürfnissen anzupassen.

5. Kommunikationswege festlegen
   Wie soll kommuniziert werden – schriftlich, telefonisch, in Tools wie MS Teams oder Slack? Welches ist ein Notfallkanal, wenn man etwas sehr Wichtiges zu besprechen hat und das Gegenüber nicht reagiert? In welchen Zeiten kommuniziert ihr und wann möchtet ihr nicht gestört werden? Gibt es No-Gos in der Kommunikation? Was ist eine ausreichende Antwort - reicht eine Reaktion im Chat oder soll eine Antwort geschrieben werden?

6. Motivations-Potenziale nutzen
   Die MPA Kompaktversion zeigt, wie Du am besten arbeitest – und was Dich intrinsisch antreibt. Ideal, um sich als Assistenz von Anfang an gut zu positionieren. Mit dem Link kannst Du 8 der Motive testen und Rahmenbedingungen für Dich ableiten.

7. Offene Fragen sammeln
   Halte Fragen schriftlich fest – und besprecht sie gebündelt, beispielsweise in Euren regelmäßigen Updates. So entsteht Struktur statt Ad-hoc-Kommunikation.

8. Feedbackräume schaffen
   Plant von Beginn an Zeit für gegenseitiges Feedback ein – was läuft gut? Was könnte noch besser sein? Legt fest, wann ihr das Feedbackgespräch machen wollt. Gerade am Anfang ist dieser Raum wichtig, damit sich Fehler nicht einschleichen und man gemeinsam wachsen kann.

9. Einarbeitung strukturieren
   Übernimm, wenn möglich, Aufgaben Schritt für Schritt. So kannst Du Dich sicher einarbeiten und Stück für Stück immer mehr unterstützen. Besprecht, welche Aufgaben die höchste Priorität in der Übernahme haben und startet mit der Einarbeitung dort.

10. Zwischenbilanz nach 4 Wochen
    Plant einen festen Termin zur Reflexion: Was hat sich bewährt? Was braucht Anpassung? Offenheit zahlt sich hier aus.

Die eigenen Motive als Booster für die Zusammenarbeit

Gerade am Anfang hilft die MPA (MotivationsPotenzialAnalyse), um zu zeigen, wie Du tickst – und was Dir im Arbeitsalltag wichtig ist.
💡 Ich empfehle, die kostenfreie MPA-Kompaktversion hier auszufüllen und im Gespräch mit Deiner Führungskraft gemeinsam draufzuschauen.

Fazit: Gute Zusammenarbeit ist kein Zufall

Die ersten Wochen mit einer neuen Führungskraft sind ein idealer Zeitpunkt, um Prozesse, Erwartungen und Kommunikation bewusst zu gestalten.
Mit einer klaren Struktur und der richtigen Haltung entsteht ein starkes Tandem, das nicht nur effizient arbeitet, sondern auch Freude an der Zusammenarbeit entwickelt.

Deine nächsten Schritte:

📥 Checkliste durchgehen und prüfen: Wo steht Ihr heute? Was könnt Ihr gemeinsam verbessern? Dies geht auch hervorragend in einer bestehenden Zusammenarbeit.
📩 MPA ausfüllen – für mehr Klarheit über Deine Arbeitsweise.
💬 Fragen oder Unterstützung gewünscht? Schreib mir gern direkt – ich begleite viele Teams beim Aufbau ihrer Zusammenarbeit!