Mehr Produktivität mit Getting Things Done®

Mehr Produktivität mit der Getting Things Done® (GTD)-Methode – Klarheit und Fokus im Arbeitsalltag

Entdecke, wie Du mit der GTD-Methode Deine Aufgaben systematisch organisieren, Stress reduzieren und Deine Produktivität steigern kannst!

Ein Leitfaden für Vielbeschäftigte

Kennst Du das Gefühl, von einer Flut an Aufgaben überrollt zu werden? Ob als Führungskraft, Assistenz, Selbstständige/r oder im Team – die To-do-Liste scheint nie zu enden, und der Fokus bleibt oft auf der Strecke. Genau hier setzt die Getting Things Done® (GTD)-Methode an: Sie hilft dabei, Klarheit zu schaffen, Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

In diesem Beitrag erfährst Du:

• Was die GTD-Methode ausmacht und warum sie so effektiv für mehr Produktivität ist.

• Wie Du die 5 Phasen von Getting Things Done® in Deinen Arbeitsalltag integrieren kannst.

• Praktische Tipps und Tools, um mehr Struktur und weniger Stress zu haben.

Was ist Getting Things Done® (GTD)?

Getting Things Done® (GTD) ist eine Methode des Selbst- und Zeitmanagements, die von David Allen entwickelt wurde. Ziel der Methode ist es, alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen aus dem Kopf zu bekommen, sie zu organisieren und in klare, handlungsorientierte Schritte zu zerlegen. Das führt zu mehr mentaler Freiheit und hilft dabei, den Fokus wieder auf die wesentlichen Aufgaben zu legen.

Die 5 Phasen der Getting Things Done® Methode

Die 5 Phasen von GTD bilden das Rückgrat der Methode und sorgen für mehr Klarheit und effektive Produktivität. Hier sind die einzelnen Phasen und wie Du sie anwenden kannst:

1. Sammeln
   Ziel: Alles erfassen, was Deine Aufmerksamkeit beansprucht – Aufgaben, Ideen, Projekte.
   Tipp: Nutze ein Notizbuch, digitale Tools oder eine App wie Evernote, Notion, um alle Gedanken festzuhalten und nichts zu vergessen.

2. Verarbeiten
   Ziel: Jede Aufgabe oder Idee durchgehen und entscheiden, was damit geschehen soll.
   Fragen: Ist das eine konkrete Aktion? Kann ich es delegieren? Gehört es in den Papierkorb?

3. Organisieren
   Ziel: Aufgaben in klare Kategorien und Listen einordnen.
   Beispiel: Erstelle Listen wie „Nächste Schritte“, „Projekte“ oder „Warten auf“, um den Überblick zu behalten.

4. Durchsehen
   Ziel: Regelmäßig überprüfen, welche Aufgaben und Projekte Priorität haben.
   Tipp: Plane einen wöchentlichen Check-in ein, um Deine Listen zu aktualisieren und sicherzustellen, dass Du auf dem richtigen Kurs bleibst.

5. Erledigen
   Ziel: Die Aufgaben angehen – basierend auf Kontext, Zeit und Energie.
   Tipp: Nutze die 2-Minuten-Regel: Alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, sofort erledigen.

Warum ist GTD für Teams und Führungskräfte wertvoll?

Die GTD-Methode bietet zahlreiche Vorteile für Teams und Führungskräfte:

• Klarheit und Struktur: Alle Aufgaben werden gesammelt, organisiert und priorisiert, sodass nichts verloren geht.

• Weniger Stress: Der Kopf wird frei, da alle Verpflichtungen und Gedanken systematisch außerhalb des Gedächtnisses gespeichert werden.

• Effiziente Zusammenarbeit: Teams können Aufgaben klar zuweisen und ihre Zusammenarbeit effizienter gestalten.

• Bessere Entscheidungsfindung: Durch strukturierte Listen ist sofort ersichtlich, welche Aufgaben als Nächstes anstehen.

Praktische Tipps zur Umsetzung von GTD

Hier sind einige praktische Tipps, um die Getting Things Done® Methode in Deinem Arbeitsalltag umzusetzen:

• Starte klein: Beginne mit einer Liste für alle offenen Aufgaben und Ideen und baue darauf auf.

• Nutze digitale Tools: Apps wie Todoist, Asana, Google Tasks oder Notion erleichtern das Erstellen, Verwalten und Überprüfen Deiner Listen.

• Routine etablieren: Plane feste Zeiten für das Verarbeiten und Überprüfen Deiner Listen ein, um den Überblick zu behalten.

• Teameinsatz: Führe regelmäßige Check-ins in Deinem Team ein, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Aufgaben effizient delegiert werden können.

Beispiel: GTD im Arbeitsalltag einer Assistenz

Sammeln: Alle Anfragen und Aufgaben aus Meetings, E-Mails und Gesprächen notieren.
Verarbeiten: Entscheiden, welche Aufgaben delegiert werden können und welche in eigene Listen gehören.
Organisieren: Listen erstellen wie „Dringend“, „Später“ und „Warten auf“.
Durchsehen: Jeden Freitag die Listen überprüfen und Prioritäten für die kommende Woche setzen.
Erledigen: Mit der 2-Minuten-Regel sofort kleine Aufgaben abhaken.

Fazit: Mehr Fokus, weniger Stress

Mit der Getting Things Done® Methode kannst Du Aufgaben effektiver angehen und gleichzeitig Deine mentale Belastung reduzieren. Egal, ob Du im Team arbeitest, Assistenzaufgaben übernimmst oder eine Führungskraft bist – GTD hilft dabei, mehr Struktur und Klarheit in den Arbeitsalltag zu bringen.

Bist Du bereit, GTD auszuprobieren? Lass mich in den Kommentaren wissen, welche Herausforderungen Dich aktuell von Deiner Produktivität abhalten, und entdecke, wie Getting Things Done® Dir dabei helfen kann, den Überblick zu behalten und stressfrei zu arbeiten.