KI in der Assistenz: Wie Du mit klaren Prompts, kleinen Gewohnheiten und Mut zum Ausprobieren richtig durchstartest

Künstliche Intelligenz – für die einen ein faszinierendes Zukunftsthema, für die anderen ein überfordernder Hype. Zwischen Begeisterung und Skepsis, zwischen „Ich nutze das täglich“ und „Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll“.
Und genau hier stehen viele Assistenzen: mitten im Wandel.

Neue Tools, neue Begriffe, neue Erwartungen – und gleichzeitig der ganz normale Büroalltag mit Terminen, Mails und Projekten.
Doch wer sich jetzt Schritt für Schritt mit KI beschäftigt, kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch den eigenen Arbeitsalltag smarter, klarer und wirkungsvoller gestalten.

KI ist die nächste große Revolution nach dem Computer

Erinnerst Du Dich noch, wie es war, als Computer in unsere Büros einzogen?
Damals hieß es oft: „Das brauche ich nicht.“
Heute können wir uns keinen Tag ohne vorstellen.

Mit Künstlicher Intelligenz (KI) stehen wir an genau dieser Schwelle – nur dass die Entwicklung diesmal deutlich schneller verläuft.
KI ist kein Trend und keine Zukunftsvision, sondern die nächste große Revolution nach dem Computer. Und sie betrifft uns alle – ganz besonders Assistenzen.

Denn wer zwischen Führung und Umsetzung steht, organisiert nicht nur, sondern gestaltet Zusammenarbeit aktiv mit. Und genau dabei kann KI eine enorme Unterstützung sein.

Warum gerade Assistenzen von KI profitieren

KI ist kein Ersatz für Menschen, sondern eine digitale Kollegin.
Man könnte sagen: die Werkstudentin, die nie müde wird, nicht vergisst und in Sekunden Antworten liefert.

Für Assistenzen bedeutet das:

• Mehr Effizienz bei Routineaufgaben

• Mehr Überblick bei Informationsflut

• Mehr Raum für strategische, kommunikative und koordinierende Aufgaben

• Mehr Unterstützung bei kreativen Projekten

KI hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – auf die Qualität der Zusammenarbeit.
Und genau das ist die Stärke der Assistenzrolle: Menschen und Prozesse zusammenzubringen.

Richtig prompten – das ACTION®-Modell

In meiner MBAI Weiterbildung bei Leaders of AI habe ich ein tolles Modell für richtiges Prompten gelernt.
Ein Prompt ist nichts anderes als eine Anweisung an die KI.
Je klarer Du formulierst, desto besser das Ergebnis. (Auch hier passt die Verbindung zum Werkstudenten - je besser ich delegieren kann, desto besser wird das Ergebnis und desto weniger Rückfragen gibt es.)
Deswegen starten wir mit diesem klaren System – dem ACTION®-Modell von Leaders of AI.

A – Act as:
Wer soll die KI sein?
Beispiel: „Du bist meine Workshop-Mentorin …“

C – Context:
Worum geht’s konkret?
Beispiel: „… wir planen eine Konferenz mit 100 Teilnehmenden in Barcelona …“

T – Task:
Was genau soll gemacht werden?
Beispiel: „… erstelle mir eine Agenda für zwei Tage …“

I – Input:
Welche Informationen sind relevant?
Beispiel: „… auf Basis dieser Notizen und Präsentationen …“

O – Output:
Wie soll das Ergebnis aussehen?
Beispiel: „… als Tabelle mit Zeitangaben …“

N – Next step/Netiquette:
Was passiert danach? Und bitte recht freundlich.
Beispiel: „… schlage mir anschließend die nächsten Schritte vor. Danke!“

Der Satz, der in meinen Vorträgen regelmäßig für Erleichterung sorgt, lautet:

„Ihr müsst nicht für gute Ergebnisse immer Romane schreiben.“

KI braucht keine Perfektion, sondern Klarheit.

Sieben Tipps für gute Prompts – ganz ohne Romane

Damit die KI Dich wirklich versteht, helfen ein paar einfache Prinzipien:

• Lass Dir Rückfragen stellen. Gib der KI die Erlaubnis, Dinge zu hinterfragen, bevor sie antwortet.

• Sende Beispiele statt langer Erklärungen. Zeig, was Du meinst, statt es in vielen Worten zu beschreiben.

• Gib Links oder Texte mit. So kann die KI auf echten Kontext reagieren.

• Nutze Sprachnachrichten oder die Diktierfunktion. Das spart Zeit und macht Deine Eingaben natürlicher.

• Erlaube der KI, iterativ zu arbeiten. Lass sie Vorschläge machen – und verfeinere dann.

• Benenne Deine Zielgruppe klar. Das beeinflusst Ton und Struktur enorm.

• Nutze Bullet Points statt Fließtext. Strukturiert = besseres Verständnis.

Gute Prompts sind kein Zufall. Sie sind das Ergebnis von klaren Gedanken – nicht von langen Texten.

Prompts aus dem Assistenz-Alltag

Hier ein paar Beispiele, wie KI im Büro wirklich helfen kann:

1. Entscheidungsvorlage erstellen

A: Du bist Assistent:in der Geschäftsführung und bereitest Entscheidungsvorlagen vor – klar, kompakt, lösungsorientiert.
C: Ich benötige eine Entscheidungsvorlage für meine Führungskraft zum Thema „Einführung eines Umfragetools für interne Feedbackrunden“. Ziel ist, dass sie sich in 5 Minuten ein Bild machen und direkt eine Entscheidung treffen kann.
T: Erstelle mir eine übersichtliche Entscheidungsvorlage mit folgenden Bestandteilen:

• Thema & Ziel

• Hintergrund / Anlass

• Optionen (inkl. Vor- & Nachteile)

• Empfehlung

• Konkrete Entscheidung, die getroffen werden soll

• Nächste Schritte

I: Zielgruppe: Geschäftsführung (Persona) / Zeitrahmen: sehr wenig (max. 5 Minuten Lesezeit) Ton: sachlich, klar, lösungsorientiert / Ergänzungen sende ich per Sprachnachricht
O: Strukturiertes Memo oder Tabelle – keine Fließtexte. Wenn sinnvoll, nutze Bulletpoints.
N: Wenn Informationen fehlen, stelle bitte gezielte Rückfragen. Danke!

Ergebnis: Eine strukturierte Übersicht mit Thema, Hintergrund, Optionen, Empfehlung und Entscheidung.
Ideal für Besprechungen oder kurzfristige Abstimmungen.

2. Recherche und Zusammenfassung

A: Du bist meine Rechercheassistenz. Deine Aufgabe ist es, Inhalte schnell zu erfassen, verständlich zusammenzufassen und für meine Rolle als Assistenz zu bewerten.
C: Ich habe einen Artikel/Post/Video gefunden, aber keine Zeit, ihn komplett zu lesen oder zu analysieren. Ich brauche eine schnelle Zusammenfassung mit Blick auf das, was für mich oder meine Führungskraft relevant sein könnte.
T: Fasse den Inhalt verständlich in 3–5 Punkten zusammen. Gib mir zusätzlich 2 Einschätzungen: Warum ist das Thema relevant (oder nicht) für mich als Assistenz / für mein Unternehmen? Was könnte ich daraus konkret ableiten (z. B. Idee, Maßnahme, Impuls)?
I:

• Zielgruppe: Assistenz auf Bereichs-/GF-Ebene

• Sprache: Deutsch

• Bitte lies die Seite/den Link sorgfältig und von Anfang bis Ende (kommt gleich unten)

• Optional: Thema oder Anlass, warum ich mich dafür interessiere: [z. B. „Ich recherchiere zum Thema hybride Meetingformate.“]

O: Format: Bulletpoints + Einschätzungs-Fazit Sprache: klar, kurz, professionell
N: Wenn Du mehr Kontext brauchst, stell Rückfragen. Hier ist der Link: [Link einfügen] - Danke

Ergebnis: Schneller Überblick und konkrete Ableitungen für den Arbeitskontext.
Perfekt bei Informationsflut oder zur Vorbereitung auf Meetings.

3. Textüberarbeitung

A: Agiere als Kommunikationsexpert:in mit Erfahrung in interner Unternehmenskommunikation.
C: Ich schreibe eine Einladung an Kolleg:innen im Backoffice für eine interne Veranstaltung. Der Text ist inhaltlich komplett, klingt aber noch etwas holprig.
T: Bitte überarbeite den Einladungstext so, dass er klarer und einladender klingt – Ton: motivierend, wertschätzend, direkt. Max. 100 Wörter.
I: [Hier Einladungstext einfügen]
O: Bitte gib mir nur die überarbeitete Version – keine zusätzliche Erklärung.
N: Wenn Du Rückfragen hast, stelle sie gern. Vielen Dank!

Ergebnis: Ein professioneller, menschlich klingender Text, der sofort versendbar ist.
Hilfreich für alle, die regelmäßig schreiben – aber wenig Zeit haben.

Ausprobieren statt überfordern

Das größte Missverständnis in der KI-Nutzung ist, dass man sofort alles verstehen muss.
Muss man nicht.
Besser ist: klein anfangen – und konsequent dranbleiben.

Meine Empfehlung:

• Probiere die obigen Prompts einmal aus - copy / paste und ergänze beim Input Deine Inhalte.

• Starte mit einer Mini-Gewohnheit. Blocke Dir 15–30 Minuten pro Woche für KI.

• Integriere KI in bestehende Abläufe. Zum Beispiel in Deine Recherchen, Textentwürfe oder Meeting-Vorbereitungen.

• Sammle und teile gute Prompts im Team. So lernt Ihr gemeinsam.

• Mach Nutzung sichtbar. Sprich über Deine Erfahrungen – das inspiriert andere.

Mach KI zur Gewohnheit, nicht zum Projekt.

Wenn Du nicht mitgehst, verlierst Du den Anschluss

„Ich warte erst mal ab“ – das höre ich oft.
Aber Stillstand war noch nie eine gute Strategie.

„Irgendwann verliert man den Anschluss.“

Das sage ich nicht, um Druck zu machen, sondern um bewusst zu machen:
Wer jetzt lernt, mit KI umzugehen, gestaltet aktiv mit, statt später aufzuholen.
Und das Schöne: Es ist kein technisches Thema, sondern ein Haltungs-Thema.

Neugier, Offenheit und die Bereitschaft, Dinge auszuprobieren – das ist der Schlüssel.

Fazit: KI ist ein Werkzeug, kein Wagnis

Künstliche Intelligenz verändert unsere Arbeitswelt – aber sie nimmt uns nichts weg, was uns menschlich macht.
Im Gegenteil: Sie schafft Raum für genau das.

Wenn Du die KI als Partnerin siehst, nicht als Bedrohung, dann wird sie Dir helfen, Deinen Arbeitsalltag einfacher, klarer und wirksamer zu gestalten.

Starte heute mit einem ersten kleinen Prompt.
Frag die KI etwas, das Dir morgen zehn Minuten spart – und beobachte, was passiert.

Top-Tipp.

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