Eisenhower-Matrix für Assistenzen: Klar priorisieren, Stress senken, schneller entscheiden
Wenn vieles gleichzeitig reinflattert – Anfragen aus allen Richtungen, Backlog voll, ständige Unterbrechungen – brauchst Du eine Methode, die Dir in Minuten Klarheit gibt. Die Eisenhower-Matrix trennt Wichtigkeit (Beitrag zu Zielen/Wirkung) von Dringlichkeit (Zeitdruck/Deadline) und hilft Dir, Tages- und Projektaufgaben zielsicher zu ordnen.
Woher kommt die Methode?
Die Unterscheidung zwischen „dringend“ und „wichtig“ wird Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. In einer Rede 1954 zitierte er einen ehemaligen College-Präsidenten: „I have two kinds of problems, the urgent and the important…“ – eine Formulierung, die später als Urgent-Important-Prinzip bekannt wurde. Das verbreitete Vier-Felder-Modell wurde u. a. von Stephen R. Covey popularisiert. Quellen: UCSB Presidential Papers (Redeauszug) und Quote Investigator (Einordnung/Zitat-Historie); Hinweise auf die Popularisierung z. B. bei Atlassian.
Quelle.
Kennst Du das?
Fünf neue Anfragen, zwei Mails mit „dringend“, während Deine Führungskraft nach dem Strategiepapier fragt – aber Dir fehlt der klare Startpunkt.
Genau in solchen Momenten brauchst Du Struktur in Sekunden – und die liefert die Eisenhower-Matrix.
In diesem Beitrag erfährst Du:
Was die Matrix konkret bedeutet – samt Grafik der vier Quadranten
Wie Du in 5 Schritten von „alles gleichzeitig“ zu „ich weiß, womit ich starte“ kommst
Stolperfallen (inkl. smarter Alternative zum Löschen)
Wie Ihr im Team und bei Projekten schneller Einigkeit findet
Ein Mini-Ritual für Deine Tagesprioritäten – plus „Wenn’s wieder brennt“-Notfallmodus
Chefkommunikation: Q2 verteidigen ohne Diskussion
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Kurz gesagt: Du ordnest Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Felder ein.
Darstellung der Eisenhower-Methode
Wie Du sie einordnest?
Q1 – wichtig & dringend → jetzt (sofort erledigen)
Q2 – wichtig & nicht dringend → planen (Zeitblöcke/Meilensteine)
Q3 – nicht wichtig & dringend → delegieren/standardisieren
Q4 – nicht wichtig & nicht dringend → parken/vereinfachen/streichen
Und wie setzt Du das in 2–3 Minuten um? Hier ist die Kurz-Anleitung, die ich in Beratungen nutze.
5-Schritte-Anleitung: So priorisierst Du in Minuten
Der größte Vorteil der Eisenhower-Matrix ist, dass Du sie ohne großen Vorlauf nutzen kannst. Du brauchst weder ein Tool noch lange Vorbereitung – nur ein paar Minuten bewusste Klarheit.
Schritt 1: Sammeln – erst alles sichtbar machen
Bevor Du priorisierst, sammelst Du alle Aufgaben an einem Ort. Dazu gehören E-Mails, Chat-Nachrichten aus Teams oder Slack, To-do-Zettel, offene Punkte aus Projekten oder Deinem Backlog. Ziel ist nicht, sofort zu bewerten, sondern erst einmal den Kopf zu entlasten. Alles, was Dich gerade beschäftigt, darf kurz „raus“ und auf die Liste.
Schritt 2: Wichtigkeit und Dringlichkeit bewusst unterscheiden
Im nächsten Schritt schaust Du Dir jede Aufgabe einzeln an und stellst Dir zwei einfache Fragen:
Wie wichtig ist diese Aufgabe – also welchen Beitrag leistet sie zu Zielen, Ergebnissen oder zur Entlastung Deiner Führungskraft?
Und wie dringend ist sie wirklich – gibt es eine konkrete Deadline oder Abhängigkeit, die sie zeitkritisch macht?
Allein diese Unterscheidung bringt oft schon mehr Klarheit, weil nicht alles, was laut ruft, automatisch wichtig ist.
Schritt 3: Aufgaben grob einordnen – ohne Perfektionsanspruch
Jetzt ordnest Du jede Aufgabe einem der vier Quadranten zu. Das muss nicht perfekt sein. Eine schnelle Entscheidung reicht völlig aus. Wenn Du merkst, dass Du länger als eine Minute überlegst, entscheide intuitiv und gehe weiter. Die Eisenhower-Matrix lebt davon, dass Du ins Handeln kommst, nicht davon, dass jede Aufgabe ideal einsortiert ist.
Schritt 4: Aus der Einordnung konkrete Aktionen ableiten
Erst hier wird die Matrix wirklich wirksam.
Aufgaben, die wichtig und dringend sind, gehören ganz nach oben auf Deine Tagesliste. Diese blockst Du bewusst im Kalender und klärst – falls nötig – direkt einen Eskalationsweg.
Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, planst Du gezielt ein. Sie bekommen einen festen Termin oder einen nächsten Meilenstein, damit sie nicht immer wieder nach hinten rutschen.
Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, prüfst Du kritisch: Können sie delegiert, standardisiert oder mit klaren Erwartungen weitergegeben werden?
Und Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, löscht Du nicht automatisch. Stattdessen parkst Du sie bewusst auf einer Ideen- oder „Später-vielleicht“-Liste. So gehen gute Gedanken nicht verloren, ohne Deinen aktuellen Fokus zu blockieren.
Schritt 5: Tagesfokus festlegen – weniger ist mehr
Zum Abschluss schaust Du noch einmal gezielt auf den Quadranten „wichtig und dringend“. Daraus definierst Du Deine Top 3 Aufgaben für heute. Diese drei Punkte sind Dein klarer Fokus. Alles andere darf warten. Genau so, wie Du es selbst beschreibst: Du gehst nicht jeden Tag die komplette Matrix durch, sondern nutzt sie, um Dir Deine Tagesprioritäten bewusst zu machen.
Und genau hier zeigt sich der größte Effekt: Du startest nicht mehr mit dem lautesten Thema, sondern mit dem, was heute wirklich zählt.
In der Praxis läuft das natürlich nicht immer reibungslos. Gerade im Assistenzalltag gibt es ein paar typische Stolperfallen, die immer wieder auftauchen – und die Du mit kleinen Anpassungen gut vermeiden kannst.
Typische Stolperfallen – und was stattdessen hilft
„Q4 wird gelöscht.“
Dies sagt tatsächlich die Theorie häufig. Ich sage: Bitte nicht. Viele Q4-Ideen sind wertvoll, nur jetzt nicht relevant. Parke sie auf einer Ideenliste (Monats-/Quartalsreview).
Alles wird „dringend“.
Dringlichkeit ist keine Stimmung, sondern eine Deadline. Nachfragen: „Bis wann genau? Was passiert, wenn wir es morgen erledigen?“
Q2 verschwindet im Tagesgeschäft.
Q2 ist Dein Wachstumsquadrant (Verbesserungen, Vorbereitung). Kalenderzeit blocken – sonst regiert Q1.
Delegieren ohne Klarheit.
Q3 eignet sich perfekt für Delegation – aber mit klaren Verantwortlichkeiten. (Denkweise aus „Delegation Poker“: Entscheidungsspielraum & Infozeitpunkt vereinbaren.)
Mini-Ritual für Deinen Tag (2–3 Minuten)
Dieses kleine Ritual hilft Dir, bewusst in den Tag zu starten – gerade dann, wenn schon beim Öffnen des Posteingangs klar ist: Heute wird viel passieren.
Nimm Dir morgens zwei bis drei Minuten Zeit und wirf einen kurzen Blick auf Deine Aufgabenliste. Statt alles gleichzeitig bewerten zu wollen, stell Dir nur eine zentrale Frage: Welche Aufgaben sind heute wirklich wichtig und gleichzeitig dringend?
Diese bewusste Fokussierung auf den Q1-Bereich sorgt dafür, dass Du nicht automatisch mit dem lautesten Thema startest, sondern mit dem relevantesten.
Aus diesen Aufgaben wählst Du anschließend Deine Top 3 für den Tag aus. Mehr nicht. Diese drei Punkte sind Dein klarer Fokus. Für sie blockst Du Dir – wenn möglich – feste Zeitfenster im Kalender und lässt bewusst kleine Puffer, damit Unvorhergesehenes Dich nicht sofort aus der Bahn wirft.
Zum Abschluss planst Du ganz bewusst einen kleinen Schritt aus dem Bereich „wichtig, aber nicht dringend“ ein. Das kann ein Zeitfenster von 10 bis 30 Minuten sein – zum Beispiel für Vorbereitung, Strukturarbeit oder strategische Themen. Genau diese Q2-Aufgaben gehen im Alltag sonst am schnellsten unter, obwohl sie langfristig enorm entlasten.
Dieses Mini-Ritual ist kein starres System, sondern eine Einladung zur bewussten Entscheidung:
Was zählt heute wirklich – und womit starte ich?
Wenn’s wieder brennt (Notfallmodus)
Es gibt diese Tage, an denen gefühlt alles gleichzeitig passiert: Rückfragen aus dem Team, neue Mails mit Zeitdruck, spontane Anforderungen von Deiner Führungskraft – und das Gefühl, dass Du eigentlich schon hinterher bist, bevor Du richtig gestartet hast.
Genau für diese Momente ist dieser kleine Notfallmodus gedacht.
Bevor Du in Aktionismus verfällst, halte ganz kurz inne und nimm Dir bewusst etwa 30 Sekunden, um einmal tief durchzuatmen. Nicht, um den Stress wegzuwünschen, sondern um Dir selbst einen minimalen Moment Abstand zu verschaffen. Erst danach schaust Du gezielt auf Deine Aufgabenliste – und zwar ausschließlich auf den Bereich der Aufgaben, die heute wirklich wichtig und gleichzeitig dringend sind.
Statt alles neu zu sortieren oder das gesamte Chaos lösen zu wollen, triffst Du jetzt nur eine einzige Entscheidung: Welche drei Aufgaben verdienen heute Deine volle Aufmerksamkeit? Diese Top 3 fixierst Du gedanklich oder schriftlich und erlaubst Dir ganz bewusst, alles andere für den Moment zu parken. Das heißt nicht, dass diese Aufgaben unwichtig sind – sie sind nur jetzt gerade nicht dran.
Während Du an diesen Q1-Aufgaben arbeitest, gilt eine klare Regel: Du bleibst bei einer Sache zur Zeit. Multitasking erzeugt in stressigen Phasen nur zusätzlichen Druck und verlängert Aufgaben unnötig. Fokus hingegen gibt Dir wieder das Gefühl von Kontrolle.
Und auch wenn der Tag voll ist, bleibt ein kleiner Anker gesetzt: Ein kurzer Zeitblock für eine Aufgabe aus dem Bereich „wichtig, aber nicht dringend“ bleibt im Kalender stehen. Genau diese bewusste Entscheidung verhindert, dass Du morgen wieder die gleichen Feuer löschen musst wie heute.
Dieser Notfallmodus soll Dir nicht noch mehr Struktur aufzwingen, sondern Dir helfen, auch an chaotischen Tagen handlungsfähig zu bleiben – ruhig, klar und mit einem Fokus auf das Wesentliche.
Wie Du Prioritäten mit Deiner Führungskraft abstimmst
Gerade im Assistenzalltag reicht es oft nicht aus, für sich selbst Klarheit zu haben – entscheidend ist, dass Deine Priorisierung auch mit der Deiner Führungskraft zusammenpasst. Genau hier kann die Eisenhower-Matrix Dir helfen, Gespräche sachlich, strukturiert und ohne Rechtfertigungsdruck zu führen.
Statt einzelne Aufgaben zu verteidigen oder Dich in Details zu verlieren, kannst Du Deine Vorgehensweise transparent machen, indem Du Deine Logik erklärst. Ein einfacher Einstieg kann zum Beispiel sein:
„Ich habe alle aktuellen Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Lass uns kurz gemeinsam auf die Reihenfolge schauen und prüfen, ob sie für Dich so passt.“
Damit signalisierst Du Offenheit und Struktur zugleich – und lädst Deine Führungskraft ein, gemeinsam Prioritäten abzugleichen, statt sie nur vorzugeben.
Besonders herausfordernd ist dabei oft der Umgang mit Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Genau diese Q2-Themen geraten im Alltag schnell unter Druck, obwohl sie langfristig enorm entlastend wirken. Wenn Du solche Aufgaben erklärst, hilft es, den Nutzen klar zu benennen und sie bewusst vom klassischen „Feuerlöschen“ abzugrenzen. Du könntest zum Beispiel sagen:
„Das ist keine akute Feuerlöscher-Aufgabe, aber sie sorgt dafür, dass wir in Zukunft deutlich weniger davon haben.“
So machst Du sichtbar, dass diese Zeitinvestition kein Luxus ist, sondern eine präventive Maßnahme für ruhigere Abläufe.
Wichtig ist auch, dass diese Priorisierung nicht jedes Mal neu verhandelt werden muss. Wenn Ihr Euch einig seid, lohnt es sich, die Entscheidung festzuhalten – etwa indem Du einen festen Zeitblock für Q2-Aufgaben im Kalender einplanst oder das Thema kurz im Weekly ansprichst. Auf diese Weise entsteht Verlässlichkeit, und Deine Führungskraft weiß, dass Du Deine Zeit nicht „verwaltest“, sondern bewusst steuerst.
Die Eisenhower-Matrix wird damit zu mehr als einem persönlichen Organisationstool: Sie wird zur gemeinsamen Sprache für Prioritäten, Erwartungen und Fokus – und genau das entlastet beide Seiten spürbar.
Beispiele aus der Assistenzpraxis
Anfragenfeuerwerk am Morgen
Der Tag beginnt, Du öffnest Deinen Rechner – und noch bevor Du richtig angekommen bist, prasseln die ersten Anfragen auf Dich ein. Eine Mail mit dem Betreff „dringend“ von extern, eine Rückfrage aus dem Team, eine spontane Bitte Deiner Führungskraft und parallel die Erinnerung an den anstehenden Vorstandstermin um 14 Uhr. Alles fühlt sich gleichzeitig wichtig an, und genau hier entsteht schnell innerer Druck.
In diesem Moment hilft Dir die Eisenhower-Matrix dabei, kurz innezuhalten und bewusst zu sortieren. Die Unterlagen für den Vorstandstermin gehören klar zu den Aufgaben, die heute sowohl wichtig als auch dringend sind. Sie haben direkte Auswirkungen auf Entscheidungen und lassen sich nicht verschieben. Diese Aufgabe rückt damit ganz nach oben in Deinen Fokus.
Das Konzept für die neue Onboarding-Seite hingegen ist zwar wichtig, weil es langfristig Struktur schafft und neue Kolleg:innen entlastet, steht aber nicht unter akutem Zeitdruck. Es wandert deshalb in den Bereich „wichtig, aber nicht dringend“ und bekommt einen festen Termin im Kalender – nicht heute zwischen Tür und Angel, sondern geplant.
Die kurzfristige Reiseumbuchung wirkt auf den ersten Blick dringend, ist für Deine Rolle aber nicht entscheidend. Hier prüfst Du, ob es einen klaren Prozess oder eine zuständige Stelle gibt, an die Du diese Aufgabe weitergeben kannst. Mit einer kurzen, sauberen Übergabe wird sie delegiert, ohne dass Du den Überblick verlierst.
Und dann gibt es noch die Idee für ein Sommerfest-Motto, die Dir zwischendurch durch den Kopf geht. Sie ist weder dringend noch aktuell wichtig – aber trotzdem wertvoll. Statt sie zu löschen, parkst Du sie bewusst auf Deiner Ideenliste. So bleibt sie erhalten, blockiert aber nicht Deinen heutigen Fokus.
Arbeiten mit einem Projekt-Backlog
Besonders hilfreich ist die Eisenhower-Matrix auch dann, wenn Du in Projekte eingebunden bist und vor einem vollen Backlog sitzt. Vielleicht liegen dort zwanzig oder dreißig offene Aufgaben, und die entscheidende Frage lautet: Womit starten wir eigentlich?
Statt direkt über Reihenfolgen zu diskutieren oder nach Bauchgefühl vorzugehen, nutzt Ihr gemeinsam die Eisenhower-Matrix, um zunächst Klarheit zu schaffen. Ihr schaut Euch die Aufgaben an und identifiziert zuerst diejenigen, die sowohl wichtig als auch dringend sind – also Aufgaben, die den Projektfortschritt akut sichern oder Abhängigkeiten auflösen.
Im nächsten Schritt richtet sich der Blick auf die Aufgaben, die wichtig sind, aber keinen unmittelbaren Zeitdruck haben. Gerade hier entstehen oft Diskussionen, weil mehrere Themen sinnvoll erscheinen. Um an dieser Stelle nicht hängen zu bleiben, kann im Anschluss die Impact-Effort-Matrix unterstützen. Sie hilft dabei, innerhalb der wichtigen Aufgaben eine sinnvolle Reihenfolge festzulegen, indem Nutzen und Aufwand gegeneinander abgewogen werden.
Auf diese Weise entsteht Schritt für Schritt ein realistischer Startpunkt, der vom Team getragen wird – ohne lange Debatten und ohne das Gefühl, sich für jede Entscheidung rechtfertigen zu müssen.
Inbox-Triage im Assistenzalltag
Auch beim Umgang mit E-Mails lässt sich die Eisenhower-Matrix hervorragend anwenden – insbesondere in Kombination mit der Zero-Inbox-Logik. Statt Deinen Posteingang als To-do-Liste zu nutzen, triffst Du bei jeder Mail eine bewusste Entscheidung.
E-Mails, die eine direkte Handlung erfordern und für heute relevant sind, bearbeitest Du zeitnah oder planst sie konkret ein. Nachrichten mit Zeitdruck, die jedoch keinen hohen inhaltlichen Wert für Deine Rolle haben, prüfst Du auf Delegationsmöglichkeiten oder klare Standards. So landen sie nicht dauerhaft bei Dir, sondern werden sauber weitergegeben.
E-Mails ohne unmittelbare Relevanz – Informationen, Ideen oder Themen für später – werden entweder archiviert oder bewusst auf eine separate Liste verschoben. Dadurch bleibt Dein Posteingang übersichtlich, und Du verhinderst, dass unwichtige Themen Deine Aufmerksamkeit immer wieder neu binden.
Gerade in stressigen Phasen sorgt diese klare Trennung dafür, dass Dein Kopf frei bleibt und Du Dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich zählt.
Zum Abschluss: Probier es aus – ganz ohne Druck
Vielleicht hast Du beim Lesen gemerkt, dass es gar nicht um noch mehr Tools oder perfekte Systeme geht, sondern um eine bewusste Entscheidung im Alltag: Womit starte ich – und was darf warten?
Genau dafür ist die Eisenhower-Matrix gedacht.
Nimm Dir heute ganz bewusst zehn Minuten Zeit und geh Deine aktuelle To-do-Liste durch. Markiere nicht alles, was theoretisch wichtig sein könnte, sondern nur das, was heute wirklich wichtig und gleichzeitig dringend ist. Erlaube Dir dann, ganz bewusst nur mit diesen Aufgaben zu starten – ohne innerlich schon bei den nächsten zehn Punkten zu sein.
Gönn Dir dabei das gute Gefühl, nicht mehr alles gleichzeitig jonglieren zu müssen. Dieses Gefühl von Klarheit entsteht oft schneller, als man denkt. Viele merken schon nach wenigen Tagen, dass sie ruhiger arbeiten, fokussierter entscheiden und weniger das Gefühl haben, permanent hinterherzulaufen – einfach, weil klar ist, was heute zählt und was nicht.
Du musst nicht alles auf einmal verändern. Aber Du kannst heute damit anfangen, bewusster zu priorisieren. Und genau das ist oft der erste Schritt zu mehr Gelassenheit im Assistenzalltag.